Ob als Grenzgänger, wegen eines privaten Umzugs oder aufgrund einer Workation – es gibt unterschiedliche Gründe, warum Mitarbeiter kurzzeitig oder dauerhaft Homeoffice im Ausland nutzen möchten. Wenn sich der Arbeitgebersitz im Inland befindet und die Tätigkeit via Telearbeit ganz oder teilweise vom Ausland aus erledigt wird, sind einige Aspekte zu beachten.

Auf Unternehmen kommen insbesondere diese Aufgaben zu:

  • Rechtssituation und Versicherungsfragen
  • Kommunikation mit den Mitarbeitenden über Ländergrenzen (eventuell verschiedene Zeitzonen) hinweg
  • Homeoffice-Ausstattung (Computer, Software, Internetverbindung, Telefon, Schreibtisch)
  • Kosten

Homeoffice im Ausland mit schriftlicher Zusatzvereinbarung regeln

Es gibt keinen Rechtsanspruch auf Homeoffice im Ausland. Demnach müssen Unternehmen zustimmen, wenn Mitarbeitende eine Homeoffice-Tätigkeit außerhalb des Sitzstaates ausüben möchten. Dafür braucht es eine schriftliche Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag, die insbesondere diese Punkte berücksichtigen sollte:

  • Dauer
  • Arbeitszeiten
  • Arbeitsmittel: Wer stellt welche Hilfsmittel bereit?
  • Einsatzorte (Länder), in denen das Homeoffice möglich ist
  • Arbeitsrecht
  • Datensicherheit: sichere VPN-Verbindung zum Unternehmensrechner
  • Betriebsstättenrisiko
  • Steuerrecht
  • Sozialversicherung und andere versicherungsrechtliche Fragen

Homeoffice im EU-Ausland

Im EU-Ausland ist Homeoffice außerhalb des Sitzstaates aufgrund der Niederlassungsfreiheit und der harmonisierenden Vorschriften leichter umsetzbar. Oftmals reicht eine Anmeldung beim Ausländeramt oder der Gemeinde. Dennoch sind auch hier die jeweiligen nationalen Arbeitsrechtsvorschriften und Steuerrechtssysteme zu beachten.

A1-Bescheinigung beantragen

Für grenzüberschreitende Telearbeit in EU-Ländern, EWR-Staaten und der Schweiz müssen Unternehmen eine A1-Bescheinigung bei der DVKA beantragen. Andernfalls drohen hohe Bußgeldzahlungen. Diese A1-Bescheinigung gilt als Nachweis dafür, dass weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht anwendbar ist. Damit ist lediglich die Anwendung des Sozialversicherungsrechts geklärt. Fragen zum Lohnsteuer- und Aufenthaltsrecht sind separat zu prüfen.

Sozialversicherung

Für Mitarbeitende mit Wohnsitz in Deutschland kann das deutsche Sozialversicherungssystem anwendbar bleiben, wenn sie sowohl im Homeoffice im Ausland als auch in Deutschland arbeiten und sich der Arbeitgebersitz in Deutschland befindet.

Ein neues multilaterales Abkommen regelt eine Ausnahmevereinbarung für grenzüberschreitende Telearbeit, die zwischen 25 und 49,99 Prozent der Gesamtarbeitszeit im Wohnsitzstaat ausmacht. Diese Regelung ist für Grenzgänger gedacht, die beispielsweise zwei von fünf Arbeitstagen im Homeoffice im Ausland verbringen (Wohnsitzstaat) und die restliche Arbeitszeit im Sitzstaat des Unternehmens leisten. In diesen Fällen kann die Sozialversicherung im Unternehmensstaat bleiben.

Steuerrecht

In puncto Steuerrecht sind die Homeoffice-Dauer und das beteiligte Land zu berücksichtigen. Grundsätzlich gilt in steuerrechtlicher Hinsicht die 183-Tage-Regelung. Demnach kann die deutsche Steuerpflicht bis zu 183 Tage aufrecht bleiben, wenn der Lohn von hier aus ausbezahlt wird. Mit anderen Worten: Dauert die Homeoffice-Tätigkeit im Ausland mehr als drei Monate, kann dieselbe eine Lohnsteuerpflicht im Ausland begründen. Hierbei ist bedenken, dass das Steuerrecht selbst innerhalb der EU sehr unterschiedlich ist.

Homeoffice in Fremdstaaten

Für Homeoffice in Fremdstaaten, die weder der EU angehören noch die Rahmenvereinbarung zur grenzüberschreitenden Telearbeit unterzeichnet haben, gelten andere Bestimmungen. Hier müssen sich Betroffene um Visum (kurzzeitiger Aufenthalt) oder Arbeitserlaubnis (längere Dauer) kümmern. In einigen Ländern wie Costa Rica und Thailand gibt es spezielle Visa für Homeoffice im Ausland. Unternehmen sollten jedenfalls die rechtlichen Anforderungen des jeweiligen Staates prüfen, um eine illegale Arbeitstätigkeit zu vermeiden. Auch Steuern und Abgaben sind zu klären. Rechtlich einfacher ist es, wenn das Unternehmen über eine Niederlassung im Homeoffice-Staat verfügt.