Die Rolle der Mitarbeiter in der Personalabteilung hat sich in den vergangenen Jahrzehnten drastisch gewandelt: Aus Sachbearbeitern und Verwaltern sind wichtige Treiber der strategischen Unternehmensentwicklung geworden.

Mit den Möglichkeiten sind für die Personalarbeit auch die Herausforderungen gestiegen: Insbesondere die gesamtwirtschaftlichen Rahmenbedingungen, wie der demografische Wandel und der in einigen Bereichen entfachte War for Talents, erfordern neue Schwerpunktsetzungen. Unternehmen, die erfolgskritische Handlungsfelder wie Talentmanagement, Führungskräfteentwicklung oder Employer Branding vernachlässigen, laufen Gefahr, die Basis ihres Erfolgs zu verlieren: ihre Mitarbeiter.

Viele Unternehmen haben dies erkannt und möchten sich den wichtigen Zukunftsthemen zuwenden; Zeitmangel macht ihnen jedoch oft einen Strich durch die Rechnung. Nach wie vor verschlingen Verwaltungsaufgaben wie die Personalabrechnung so viele Kapazitäten, dass für die qualitative Personalarbeit kaum Zeit bleibt. Es gilt daher, die administrativen Prozesse zu optimieren und Freiräume zu schaffen.

Zentraler Ansatzpunkt zur Prozessoptimierung ist die digitale Personalakte. Dabei handelt es sich um eine Software zur elektronischen Archivierung und Verwaltung von Personalakten. Dank intelligenter Verschlagwortung und effektiver Suchmöglichkeiten beschleunigt eine solche Lösung den Workflow in der Personaladministration spürbar. Die zugriffsberechtigten Benutzer können beispielsweise direkt vom Arbeitsplatz aus Akteninhalte aufrufen und Informationen weitergeben. Neben beträchtlichem Zeitgewinn profitieren Unternehmen vom Wegfall der Kosten für ein papiergebundenes Personalaktenarchiv. Die Ordnerstellfläche sinkt auf ein Minimum. Zudem lassen sich die sensiblen Daten mit einer elektronischen Lösung erheblich leichter und sicherer gegen unberechtigte Zugriffe schützen. All diese Verbesserungen setzen in der Personalabteilung Kapazitäten frei, die in die wichtigen Zukunftsthemen investiert werden können.

Die Herausforderungen sind allseits bekannt, und mittlerweile gibt es für jede Betriebsgröße skalierbare Lösungen. Daher ist es an der Zeit, dass auch kleine und mittlere Unternehmen sich für die Zukunft rüsten – mit einer digitalen Personalakte als kleinem, aber wirkungsvollem Baustein zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit.

Weitere Informationen zur digitalen Personalakte finden Sie bei Wikipedia. Softwareanbieter für digitale Personalakten ist beispielsweise HS – Hamburger Software.

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