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Digitale Personalakte – Wie überzeuge ich meinen Chef und vermeide Stolpersteine im Projekt?

Eine digitale Personalakte, also eine Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus der Personalakte, kann im Unternehmen kaum von heute auf morgen und ohne die Zustimmung höherer Hierarchieebenen eingeführt werden. Insofern ist es unerlässlich, die Projektziele, einzuhaltende Pflichten und mögliche Risiken im Vorfeld zu kennen und zu kommunizieren. Wer dies beherzigt, erhöht seine Chancen, die internen Entscheider vom Projekt „digitale Personalakte“ zu überzeugen.

Zu den wesentlichen Zielen im Zusammenhang mit der Einführung einer digitalen Personalakte
gehören:
• Effizienzsteigerung und Zeitgewinn,
• Kostensenkung,
• Systematische Überprüfung und Gestaltung der Personalakten,
• Auflösung oder Verlagerung des Papierarchivs.

Sehen wir uns diese Projektziele näher an: Insbesondere wenn es um die Steigerung der Effizienz und um optimierte Abläufe in der Personalabteilung geht, ist eine digitale Personalakte das Mittel der Wahl. Die schnelle automatische Archivierung, effektive Suchfunktionen und der direkte Informationszugriff am Arbeitsplatz verringern den Aufwand für administrative Routineaufgaben erheblich. Dies senkt die prozessbedingten Kosten. Der erzielte Zeitgewinn schafft zudem Kapazitätsfreiräume zur Bearbeitung strategischer Personalthemen.

Ein weiteres Ziel ist die Optimierung der Aktenstruktur. Bevor die Personalakten digitalisiert werden, gilt es zu entscheiden, welche der bislang oft verstreut abgelegten Informationen tatsächlich noch benötigt und wie sie in der digitalen Personalakte strukturiert werden. Dieser Strukturierungsprozess bringt Klarheit in das gewachsene Akten-Wirrwarr und erleichtert den Personalern anschließend die Arbeit.

Nachdem alle aufzubewahrenden Dokumente digitalisiert und revisionssicher in der digitalen Personalakte abgelegt worden sind, können die meisten Ursprungsbelege vernichtet und das bisherige Papierarchiv aufgelöst werden. Selbst wenn das Unternehmen diesen Schritt vorerst noch nicht gehen möchte, benötigt es nach der Digitalisierung keine jederzeit zugänglichen Lagerräume mehr. Über das System kann es standortunabhängig und bei Bedarf sogar mobil auf die Daten zugreifen. Je nach Betriebsgröße und bisheriger Archivierungspraxis sinken somit die Kosten und der Platzbedarf, außerdem sind wertvolle Informationen schneller verfügbar.

Im Interesse einer abgestimmten und reibungslosen Digitalisierung sind die verschiedenen
Gruppen im Unternehmen am Einführungsprozess unbedingt zu beteiligen. Hierzu gehören
neben der Personalabteilung der IT-Bereich und der Datenschutzbeauftragte im Unternehmen.
Gegenüber dem Betriebsrat besteht nach herrschender Meinung eine Informationspflicht. Soll
die digitale Personalakte auch zur Entscheidungsfindung – beispielsweise im Rahmen der Personalentwicklung – genutzt werden, ergibt sich für den Betriebsrat darüber hinaus ein Mitbestimmungsrecht. Ein Anbieter für die digitale Personalakte am deutschen Markt ist beispielsweise HS – Hamburger Software.

2015-01-22T18:12:09+02:00 7. Januar 2015|Personalmanagement|0 Kommentare

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