Gut qualifizierte Mitarbeiter sind heute eine wichtige Voraussetzung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Daher übernehmen immer mehr Arbeitgeber auch die Kosten für Fortbildungen. Diese kann das Unternehmen zwar als Betriebsausgaben geltend machen, dennoch sind steuerliche Besonderheiten zu beachten.

Geldwerter Vorteil bei Übernahme der Fortbildungskosten

Fortbildungen liegen im eigenen Interesse des Arbeitnehmers, denn er steigert damit seine Leistungsfähigkeit für den beruflichen Alltag und verbessert seine Karrierechancen. Praktischerweise kann er die Kosten dafür als Werbungskosten in seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen. Übernimmt sein Arbeitgeber die Kosten, so ist diese Erstattung als Teil seines Arbeitslohnes anzusehen. Als geldwerter Vorteil muss er versteuert werden und unterliegt auch der Sozialversicherungspflicht.

Eigenbetriebliches Interesse

Fortbildungskosten können allerdings von Unternehmen steuer- und abgabenfrei übernommen werden, wenn die Weiterbildung im eigenbetrieblichen Interesse absolviert wird. In den Lohnsteuerrichtlinien (R 19.7 LStR 2015) wird ausgeführt, welche Bedingungen darauf hinweisen, dass die Fortbildungsmaßnahmen im eigenbetrieblichen Interesse ausgeführt werden:

  • Die Fortbildung erhöht die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Unternehmen.
  • Die Veranstaltungen finden in Betriebsräumen statt.
  • Die Rechnung für die Fortbildungskosten ist auf das Unternehmen ausgestellt, bei einer Rechnung an den Arbeitnehmer liegt eine Bestätigung der Kostenübernahme durch den Arbeitgeber schriftlich vor.
  • Die Teilnahmedauer wird auf die Arbeitszeit angerechnet.

Prüfung durch die Lohnbuchhaltung

Werden Fortbildungskosten durch den Arbeitgeber erstattet, müssen Lohnbuchhalter prüfen, ob ein geldwerter Vorteil entstanden ist. Beispiele in der Praxis finden sich häufig, gern übernommen werden Prüfungsvorbereitungskurse auf die Meister- oder Technikerprüfung, Sprachkurse für Auslandsaufenthalte, aber auch Trainings- und Qualifizierungsmaßnahmen in Zusammenhang mit Umstrukturierungen. All diese Fortbildungen bleiben ohne weitere Prüfung steuer- und abgabenfrei, wenn ihre Dauer ganz oder teilweise auf die Arbeitszeit angerechnet wird. Sie sind auch dann kein geldwerter Vorteil, wenn die Rechnung des Bildungsträgers auf das Unternehmen ausgestellt ist oder eine schriftliche Kostenübernahmebestätigung vorliegt. Alle Sachverhalte, die das eigenbetriebliche Interesse untermauern, sollten in der Lohnbuchhaltung dokumentiert werden. So können Fragen bei einer Betriebsprüfung schnell beantwortet werden.

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