Größere Veranstaltungen wie Konferenzen, Tagungen oder Schulungen zu planen, erfordert einen großen Aufwand und bedarf einer ausführlichen Planung. Damit am großen Tag alles klappt und nichts dazwischen kommt, sollten Sie eine Checkliste für die Konferenz- und Schulungsplanung verwenden. Lesen Sie hier, auf welche Bereiche Sie besonderes Augenmerk legen sollten.

Das Konzept: Was planen Sie genau?

Zunächst sind die wichtigsten Rahmendaten Ihrer Veranstaltung festzulegen. In welchem Zeitraum soll sie stattfinden, welchen Ort haben Sie dafür auserkoren und welche Ziele verfolgen Sie mit dem Event? Auch die Zielgruppe sollte genauer definiert werden. Legen Sie schließlich das Rahmenprogramm fest. Unterteilen Sie hier in das Hauptprogramm, die verschiedenen Einzelaktionen und denken Sie auch daran, ein Notprogramm in der Hinterhand zu haben.

Die Location: Der perfekte Rahmen für das Event

Es sollte geklärt werden, welche Locations zur Verfügung stehen. Neben dem Raumangebot sollte dabei auch die Ausstattung einbezogen werden.

Themen, die Sie mit dem Veranstalter klären sollten:

  • Größe, Personenkapazität und Atmosphäre des Veranstaltungsortes
  • Verkehrsanbindung des Ortes
  • Parkplätze (kostenfrei oder -pflichtig?)
  • Möglichkeiten der Bestuhlung (z. B. Bankettbestuhlung, U-Form, Blockbestuhlung)
  • vorhandene und ggf. zusätzlich benötigte Technik (z. B. Beamer, Beleuchtung, Moderatorenkoffer, Krawattenmikrofon, Moderationstechnik)
  • Möblierung des Tagungsraums (z. B. Tische, Stühle, Stellwände, Bühnenelemente, Podeste)
  • Verpflegung der Teilnehmer (z. B. internes oder externes Catering, Mittagessen, Kaffeepause, Abendessen, Getränke)

Tipp: Neben der Möblierung sollten Sie rechtzeitig das erforderliche Verbrauchsmaterial besorgen. So können Sie beispielsweise im PostOffice-Shop Konferenz- und Schulungsbedarf versandkostenfrei bestellen und pünktlich direkt am Veranstaltungsort anliefern lassen.

Hilfe von außen: Externe Dienstleister beauftragen

Bei großen Veranstaltungen werden Sie in aller Regel auf die Hilfe von externen Dienstleistern zurückgreifen müssen. Wählen Sie diese frühzeitig aus und buchen Sie sie verbindlich. In Frage kommen hier beispielsweise folgende Dienstleister:

  • Referenten
  • Trainer
  • Bühnenbauer
  • Choreograf
  • Fotograf
  • Hostessen
  • Laser-/Pyrotechniker
  • Moderator
  • Promoter
  • Techniker

Tipp: Halten Sie genau fest, an welche externen und internen Mitarbeiter Sie welche Aufgaben delegiert haben. Definieren Sie Verantwortungsbereiche, sodass es für jedes Thema vor Ort einen Ansprechpartner gibt.

Im Vorfeld zu organisieren: Behalten Sie den Überblick!

Fotolia_52714041_XSIm Vorfeld einer großen Veranstaltung gibt es eine Vielzahl von Einzelmaßnahmen zu organisieren. Achten Sie hier auf eine sorgfältige Dokumentation, damit keine Aufgaben übersehen werden. Wichtige Themen sind beispielsweise:

  • Unterbringung der Teilnehmer
  • Werbemaßnahmen für das Event
  • Bestellung von Drucksachen (z. B. Einladungen, Programme, Namensschilder, Tischschilder, Displays, Give-Aways, Tagungsmappen)
  • Abschluss notwendiger Versicherungen (z. B. Veranstalterhaftpflichtversicherung, Messe- und Veranstaltungsversicherung)
  • Beachtung von Auflagen (z. B. Sperrstunde, Brandschutz, GEMA)
  • Einholung notwendiger Genehmigungen bei Ordnungs- oder Gewerbeamt
  • Einrichtung eines Hospitality Desks
  • Einladung von Teilnehmern und Referenten
  • Organisation von An- und Abreise sowie etwaigen Transfers
  • Ausschilderung vor Ort

Das Budget: Nicht aus den Augen verlieren

Insbesondere die Budgetplanung ist eine große Herausforderung in der Planung von Konferenzen und Seminaren. Angebote für die verschiedenen Bereiche erlauben eine vorsichtige Kostenschätzung. Die konsequente Nachverfolgung der Ist-Kosten sowie der sich ergebenden Differenzen ist unerlässlich, wenn Sie verhindern möchten, dass die Kosten aus dem Ruder laufen. Unter anderem müssen Sie folgende Kostenpositionen berücksichtigen:

  • Bürokosten (z. B. Kopien, Telefon, Porto, Internet)
  • Kosten für Werbung und Drucksachen
  • Mieten (z. B. Tagungsraum, Stand, Pausenraum)
  • Anschaffung von Mobiliar und Technik
  • Kosten für Dekoration, Ausschilderung
  • Reise-, Transfer- und Übernachtungskosten für Teilnehmer, Moderatoren, Referenten und anderes Personal
  • Bewirtungskosten (Mahlzeiten und Getränke)
  • Genehmigungs- und Lizenzkosten (z. B. GEMA)
  • Versicherungskosten
  • Infrastrukturkosten (z. B. Strom, Wasser, Heizung)
  • Kosten für beauftragte Dienstleister
  • Ausgaben für Geschenke (z. B. Give-Aways, Begrüßungsgeschenke)

Diese Checkliste für die Konferenzplanung kann Ihnen bereits als erste Orientierungsgröße dienen. Es wird aber je nach Art und Größe Ihrer Veranstaltung immer notwendig sein, sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Weitere nützliche Checklisten zur Konferenzplanung finden Sie bei top250tagungshotels.de und bei flotte.de.

Whitepaper zum Thema