Damit sich ein Arbeitgeberdarlehen nicht im Nachgang als steuerliche Falle entpuppt, sollten Sie wichtige Details der getroffenen Regelungen schriftlich vereinbart werden. Beachten Sie hierzu vor allem die folgenden Details:

Zinsregelung

Es ist wichtig, die Verzinsung schriftlich festzusetzen. Fehlt nämlich eine Vereinbarung über die Zinsen, liegt ein zinsloses Arbeitgeberdarlehen vor. Dies hat zur Folge, dass das Darlehen als Arbeitslohn zu werten ist, welcher wiederum zur Gänze der Lohnsteuer unterliegt. Wenn der Arbeitgeber einen Zinssatz unter dem Marktniveau anbietet, begründen die dadurch realisierten Zinsvorteile einen geldwerten Vorteil im Sinne des Steuerrechts. Sofern die Freigrenze von 2.600 Euro überschritten wird, lösen die Zinsvorteile eine Lohnsteuerpflicht aus. Der Arbeitgeber hat die Zinsersparnisse sodann je nach Unternehmensbranche entweder gemäß § 8 Abs. 2 EStG (z. B. Handel, Gewerbe, Industriesektor) oder gemäß § 8 Abs. 3 EStG (Finanzunternehmen) zu dokumentieren und bewerten.

Höhe des Darlehens

Die Höhe der Darlehenssumme obliegt der Vereinbarung zwischen Darlehensnehmer und Darlehensgeber. Je nach Verwendungszweck variieren die Summen zwischen geringen Summen im dreistelligen Bereich und mehreren tausend Euro. Kleinere Arbeitgeberdarlehen bis maximal 2.600 Euro sind im Lohnsteuer- und Beitragsrecht ohne Relevanz. In diesem Zusammenhang ist die noch nicht getilgte Darlehenssumme am Ende des Lohnzahlungszeitraums entscheidend. Wenn der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer mehrere Darlehen abschließt, sind die Summen zu addieren. Es ist daher nicht möglich, die Freigrenze durch mehrere parallel laufende Darlehensverträge zu umgehen.

Rückzahlungsmodalitäten und Kündigung

Wenn der Arbeitgeber ein Darlehen ohne Rückzahlungsverpflichtung gewährt, handelt es sich um kein Darlehen. Aus Sicht des Arbeitnehmers liegt ein steuerrechtlich relevanter geldwerter Vorteil in Höhe der gesamten Darlehenssumme vor.

Der Arbeitgeber sollte daher mit dem Arbeitnehmer klar definierte Rückzahlungsbedingungen festlegen. Die Tilgung erfolgt wahlweise in Raten oder durch einmalige Rückzahlung des gesamten Darlehensbetrages zum Ende der Laufzeit. Des Weiteren sind Zahlungstermine festzulegen.

Diese Vereinbarungen bleiben auch dann bestehen, wenn der Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt. Der Darlehensvertrag erlischt daher nicht automatisch mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Es bedarf einer Kündigung, um das Darlehen aufzulösen. Sofern vertraglich vereinbarte Kündigungsregelungen fehlen, kommen die allgemeinen Regelungen des BGB zur Anwendung. Demnach kann der Arbeitgeber das Darlehen unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von drei Monaten kündigen und sodann den ausstehenden Darlehensbetrag zur Gänze fällig stellen.

Spezielle Klauseln bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Es besteht die Möglichkeit, eine Rückzahlungsklausel für den Fall zu vereinbaren, dass der Arbeitnehmer vor der Rückzahlung des Darlehens aus dem Unternehmen ausscheidet. Die Vereinbarung einer sofortigen Rückzahlungspflicht des Arbeitsnehmers gilt jedoch nur in einzelnen Fällen wie einer fristlosen Mitarbeiterkündigung wegen eines selbst verschuldeten Grundes als vertretbar. Unzulässig ist sie hingegen dann, wenn eine betriebsbedingte Kündigung vorliegt.

Bei Zusatzklauseln sollte der Arbeitgeber darauf achten, dass sie den ausscheidenden Arbeitnehmer nicht in unangemessener Weise belasten. So wertet die Rechtsprechung überhöhte Zinsforderungen nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters als sittenwidrig. Zulässig ist es hingegen, wenn der Arbeitgeber bei einem ursprünglich zinslosen Darlehen marktübliche Zinsen verlangt.

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