Die Qualität der Berufsausbildung sicherzustellen ist eine der Mammutaufgaben von ausbildenden Betrieben. Ob Industriemechaniker, Bürokauffrau oder EDV-Servicetechniker, als Arbeitgeber müssen Sie sicher stellen, dass den Auszubildenden das notwendige Wissen vermittelt wird und sie die erforderlichen Stationen im Betrieb durchlaufen. Mit einer umfassenden Ausbildungsplanung sind Sie auf der sicheren Seite.

 

Vertraglich festgelegte Basis

Die grundsätzliche Ausbildungsplanung ist bereits Bestandteil eines jeden Ausbildungsvertrags. Damit dieser nämlich bei der IHK oder HWK eingetragen werden kann, muss die sachliche und zeitliche Gliederung für das Berufsbild mit eingereicht werden, das bereits einen Plan der Wissensvermittlung enthält. Diese ist aber kaum mehr als ein grober Richtungsweiser – wie Sie die Ausbildung im Betrieb konkret organisieren bleibt Ihre Sache.

Aufgaben im Rahmen der Ausbildungsplanung

Zu einer umfassenden Ausbildungsplanung zählen unter anderem folgende Aufgaben:

  • Sie legen fest, wann welcher Auszubildender in welcher Fachabteilung eingesetzt wird. Je mehr Auszubildende Sie beschäftigen, desto schwieriger wird diese Aufgabe zu meistern. Sie müssen nämlich dabei nicht nur die zu vermittelnden Lerninhalte im jeweiligen Ausbildungsjahr sowie den Schwierigkeitsgrad der Aufgaben berücksichtigen, sondern auch die Kapazitäten in den Fachabteilungen, die Verfügbarkeit geeigneter Ausbilder bzw. Ausbildungsbeauftragter sowie etwaige Urlaubswünsche und Berufsschulblöcke der Auszubildenden.
  • Sie müssen sicherstellen, dass die Auszubildenden regelmäßig ihr Berichtsheft führen und dieses kontrollieren.
  • Die Nachverfolgung der Arbeitszeiten der Auszubildenden ist insofern wichtig, als ihr deutlich engere Grenzen gesetzt sind als bei normalen Arbeitnehmern. Dies wird im hektischen Alltag in den Fachabteilungen gerne übersehen, besonders wenn es viel zu tun gibt.
  • Sie gleichen regelmäßig die sachliche und zeitliche Gliederung mit dem Ist-Zustand ab und finden so heraus, welche fachlichen Lücken Sie bei Ihren Auszubildenden noch schließen müssen, ehe diese ihre Zwischen- oder Abschlussprüfungen antreten können.
  • Sie brauchen ein umfassendes System zur Terminnachverfolgung, das Sie an notwendige Versetzungen der Auszubildenden in  andere Abteilungen, an Prüfungstermine, die zugehörigen Anmeldefristen sowie an weitere mit der Ausbildung verbundene Termine erinnert.

Doppelte Datenbestände in Ausbildungs- und Personalabteilung

Hinzu kommt in der Praxis die Problematik der Datenspeicherung. Grundsätzlich ist für die Erfassung der Mitarbeiterstammdaten sowie der grundsätzlichen Informationen zur Ausbildung die Personalabteilung zuständig. Zusätzlich werden diese Daten aber auch in der Ausbildungsabteilung benötigt. Dies führt häufig dazu, dass zweierlei voneinander getrennte Datenbestände vorgehalten werden, die beiderseits nie vollständig und aktuell sind, sondern Lücken oder Dopplungen aufweisen.

Effiziente Lösung: Softwaregestützte Ausbildungsplanung

Die Ausbildungsplanung ist essenziell für die erfolgreiche Berufsausbildung. Durchdachte Prozesse und Strukturen helfen dabei, den Prozess effizient zu halten und einen besseren Überblick zu erreichen. Immer mehr Arbeitgeber greifen hier auf eine HR-Software zurück, die neben anderen Bereichen auch die Ausbildungsplanung ermöglicht. Ein mögliches Beispiel hierfür ist die Persis HRM-Software, die neben klassischen Personalthemen wie der digitalen Personalakte, dem Bewerbungsmanagement oder der Weiterbildung auch die Ausbildungsplanung umfasst. Typische Funktionen dieses Moduls sind beispielsweise:

  • Stammdatenverwaltung
  • Einsatzplanung für die Auszubildenden
  • Optimierung und Korrektur des Ausbildungsplans
  • Planung von Weiterbildungsmaßnahmen
  • Prüfung auf Erfüllung der hinterlegten Lerneinheiten
  • Erinnerung an Termine (z. B. Prüfungen, Beurteilungen, Versetzungen)

Effizienz erreichen Sie durch den Einsatz solcher HR-Software insbesondere durch die Verzahnung der verschiedenen beteiligten Stellen. Die Personal- und Ausbildungsabteilung greifen auf dieselben Datenbestände zu und sogar Auszubildende können sich einloggen, beispielsweise um ihr Online-Berichtsheft zu führen und genehmigen zu lassen. Im Alltag kann eine HR-Software also dazu beitragen, die Prozesse in der Berufsausbildung effizienter zu gestalten.

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