Die Entfernungspauschale wird häufig im Zusammenhang mit der Abrechnung von Reisekosten genannt, hat tatsächlich aber nur wenig damit zu tun. Die Reisekostenabrechnung umfasst Kosten für Transport, Übernachtung, Bewirtung und sonstige Nebenkosten auf Geschäfts- oder Dienstreisen oder Aufgaben, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit an einem Einsatzort, der häufig wechselt und deshalb nicht mit dem Hauptwohnsitz in Verbindung gebracht werden kann. Die Entfernungspauschale wiederum findet Anwendung für die tägliche Fahrt zwischen dem Hauptwohnsitz und dem regelmäßigen Arbeitsplatz. Die Entfernungspauschale wird nicht, wie die Reisekostenabrechnung, vom Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber oder Auftraggeber geltend gemacht, sondern findet in der jährlichen Steuererklärung Beachtung und kann dort zur Minderung der Steuerlast angeführt werden.

Wann darf die Entfernungspauschale angegeben werden?

In der Steuererklärung fällt die Entfernungspauschale in den Bereich der Werbungskosten und darf dort als Aufwendung geltend gemacht werden. Zu den Werbekosten zählen laut Gesetzgeber „Aufwendungen, die durch den Beruf veranlasst sind“ (Quelle: Entfernungspauschale, reisekostenabrechnung.com). Wer also regelmäßig eine längere Fahrt von seiner Wohnung zu seinem festen Arbeitsplatz zurücklegt und dadurch Kosten für Benzin oder ein Entgelt zur Beförderung in einem öffentlichen Verkehrsmittel verursacht, darf diese im Rahmen der Entfernungspauschale in der Steuererklärung angeben.

Die Entfernungspauschale richtig berechnen

Um die Entfernungspauschale richtig zu berechnen, wird der Fahrtweg zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und seiner Hauptarbeitsstätte zugrunde gelegt. Dabei gilt nur der direkte Arbeitsweg zwischen beiden Standorten. Für die Berechnung wird die Anzahl der Arbeitstage mit der Entfernungspauschale von 0,30 € pro Kilometer multipliziert. Dies gilt, wenn die einfache Fahrtstrecke, also nur der Hin- oder Rückweg zur Berechnung herangezogen wird. Es ist auch eine Berücksichtigung von Hin- und Rückweg möglich. In diesem Fall wird die Anzahl der Arbeitstage mit der Entfernungspauschale von 0,15 € pro Kilometer multipliziert. Die Gesamtsumme für das ganze Kalenderjahr wird in der Steuererklärung unter Werbungskosten aufgeführt und vom Finanzamt bei der Erstellung des Steuerbescheids vom Gesamteinkommen abgezogen. Damit mindert sich für den Steuerzahler die Steuerlast.

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