Schlanke Prozesse und die Reduzierung der Verwaltungskosten gehören in vielen Großunternehmen zu den markanten Zielen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch gerade die Entgeltabrechnung kostet Unternehmen viel Zeit und Geld. Während kleine Unternehmen eher dazu tendieren, die Abrechnungsaufgaben aus Kapazitäts- und Know-how-Gründen an den gewählten Steuerberater auszulagern, greifen immer mehr mittlere und große Unternehmer auf professionelle Entgeltabrechner zurück, die die Abrechnung besonders effizient und ressourcenschonend durchführen können.

Gründe für das Outsourcing

Es gibt vielfältige Gründe, die Unternehmer zum Outsourcing der Entgeltabrechnung bewegen können. Oftmals sind personelle Veränderungen ausschlaggebend, beispielsweise der nahezu unmögliche Ersatz einer ausscheidenden Fachkraft mit adäquatem Personal oder die Schwangerschaft einer Kollegin, deren Arbeitskraft nicht kurzfristig aufgefangen werden kann. Zudem geht in vielen Unternehmen der Trend dahin, die teuren Angestellten durch die kalkulierbaren Fixkosten eines externen Dienstleisters zu ersetzen. Insbesondere Rationalisierungsmaßnahmen führen daher häufig dazu, dass sich Arbeitgeber aktiv mit dem Thema Outsourcing auseinandersetzen. Gerade in kleineren Unternehmen ist der oft vorherrschende Mangel an detailliertem Know-how ausschlaggebend für die Entscheidung für die Auslagerung der Abteilung Entgeltabrechnung.

Ein Risiko stellt es vor allem dar, wenn die Lohnabrechnung von einer einzigen Kraft ausgeführt wird. Fällt diese erkrankungsbedingt für mehrere Wochen aus, können keine Löhne ausgezahlt werden – ein nicht tragbares Risiko.

Outsourcings der Lohnabrechnung: Die Vorteile

Die Entgeltabrechnung extern erledigen zu lassen, hat eine Vielzahl von Vorteilen:

  • Reduzierung des notwendigen Fachpersonals im Unternehmen
  • Unabhängigkeit von Ausfallzeiten für Urlaub, Erkrankung oder Mutterschaft einzelner Mitarbeiter
  • keine Kosten für entsprechende Software
  • stets aktuelles Know-how ohne Schulungskosten
  • Experten für spezielle Problemstellungen
  • transparente, kalkulierbare Kosten
  • flexibler Einsatz, Erweiterung der Leistungen jederzeit möglich
  • hohe Rechtssicherheit

Es gibt Anbieter, die neben der reinen Verbuchung und Auszahlung der Löhne auch weitere Bereiche des Personalwesens übernehmen, von der Personalverwaltung bis hin zum Bewerbermanagement, so beispielsweise die ADP Employer Services GmbH mit ihrem ADP SmartPay. So lässt sich bei Bedarf die gesamte Personalarbeit extern erledigen.

Ab wann sich Outsourcing lohnt

Die Auslagerung der Personalabrechnung kann sich für jede Betriebsgröße lohnen. Durch den hohen Automatisierungsgrad und die Spezialisierung der entsprechenden Dienstleister können sie Personalaufgaben deutlich zeitsparender und schneller ausführen, sodass die Abrechnungskosten pro Mitarbeiter im Regelfall deutlich niedriger liegen als bei der Abwicklung im eigenen Unternehmen. Je kleiner der Betrieb und die Belegschaft sind, desto höher ist prozentual meist auch das Einsparpotenzial – aber auch für große Unternehmen lohnt sich die Überlegung.

Dadurch zeichnen sich professionelle Dienstleister aus

Damit die Auslagerung des Personalwesens funktioniert, müssen die Dienstleister insbesondere diese Themen abdecken:

  • Einsatz sicherer Software und Datenübertragungswege (Stichwort: Datensicherheit)
  • Einhaltung der geltenden Datenschutzstandards
  • kurze Reaktionszeiten bei Serviceanfragen
  • transparentes Preissystem
  • regelmäßige Schulungen für aktuelles Know-how
  • feste Ansprechpartner für die Mitarbeiter

Wenn Arbeitgeber die verschiedenen HR-Dienstleister vergleichen, lohnt sich auch der Blick auf die Preise. Erfahrungswerte zeigen, dass es hier extreme Spannen gibt. Im Durchschnitt zahlen Arbeitgeber rund 7 Euro pro Mitarbeiter und Abrechnung, damit sie sich nicht selbst um die Entgeltabrechnung kümmern müssen. Es geht deutlich günstiger – aber auch sehr viel teurer. Preise von bis zu 20 Euro pro Mitarbeiter können durchaus vorkommen. In diesem Fall muss genau nachgerechnet werden, ob so wirklich noch eine Ersparnis erreicht werden kann.

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