Wer als Neugründer Mitarbeiter beschäftigt, muss sich auch mit einer Thematik auseinandersetzen, mit der er in den meisten Fällen keine Erfahrung hat: Der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Dabei geht es nicht nur darum, das Gehalt pünktlich zu überweisen, sondern auch darum, die Abrechnungen korrekt und rechtzeitig zu erstellen.

Professionelle Hilfe ist oft zu teuer

Um sich nicht selbst damit beschäftigen zu müssen, suchen viele Jungunternehmer Hilfe beim Steuerberater oder einem externen Buchhalter. Besonders für kleine Unternehmen sind die Kosten für einen Spezialisten aber oft unverhältnismäßig hoch. Um diese zu sparen, benötigt man aber eigentlich nur eine relativ kurze Einarbeitungsphase.

Was gehört in die Gehaltsabrechnung?

Die zum Lohn gehörige Abrechnung dient dem Arbeitgeber als Nachweis seines Einkommens. Für den Arbeitgeber dient sie zur Aufstellung der Kosten, die der Angestellte „verursacht“. Sie muss folgende Bestandteile enthalten:

  • Bruttolohn

Der Hauptbestandteil des Bruttolohns ist fast immer der Grundlohn. Das ist entweder ein Festgehalt oder ein Stundenlohn x geleistete Stunden. Dazu kommen ergänzende Löhne wie Prämien oder Sonderzahlungen und so genannte Löhne ohne Leistung. Darunter fällt zum Beispiel die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

  • Steuerabzüge

Als Arbeitgeber muss man die Höhe der Steuer berechnen, diesen Betrag einbehalten und ans Finanzamt überführen. Dabei müssen folgende Lohnsteuerabzugsmerkmale berücksichtigt werden:

  • Steuerklasse
  • eventuell Zahl der Kinderfreibeträge
  • gegebenenfalls Steuerfreibeträge
  • Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung (Wenn der Mitarbeiter das beantragt hat)
  • auf Antrag die Mitteilung, dass der Arbeitslohn aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens steuerfrei zu stellen ist (nur relevant, wenn Mitarbeiter im Ausland arbeiten)

Anhand von Steuertabellen kann die Höhe der abzuführenden Steuern unter Berücksichtigung dieser Abzugsmerkmale errechnet werden.

  • Sozialabgaben

Um den Nettolohn zu ermitteln, müssen neben den Abgaben ans Finanzamt auch Sozialabgaben vom Bruttolohn abgezogen werden. Diese setzen sich zusammen aus

  • Unfallversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung

Neben diesen Komponenten gehören auch noch weitere Angaben wie die Anzahl der Urlaubstage in die Gehaltsabrechnung. Um nichts Wichtiges zu vergessen, empfiehlt es sich für Kleinunternehmer, auf eine spezielle Software wie Lexware Lohn + Gehalt Pro zurückzugreifen (mehr dazu hier).

Solche Programme sind sehr intuitiv gestaltet, so dass sich auch Laien schnell darin zurechtfinden und korrekte Abrechnungen erstellen können. Ständige Updates sorgen dafür, dass stets die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Außerdem verfügt eine Gehaltssoftware meistens über eine ELSTER-Schnittstelle, so dass alle relevanten Daten problemlos ans Finanzamt übermittelt werden können.

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