Nimmt der Arbeitgeber an einer Messe teil, reisen die Mitarbeiter an, um den Messestand zu betreuen. Bei den meisten Arbeitnehmern ohne Außendiensterfahrung sind solche Aufgaben nicht eben besonders beliebt und gerade die längere Abwesenheit über mehrere Tage, die Unterbringung im Hotel und jede Menge Überstunden führen oft zu Ärger. Doch was darf der Arbeitgeber eigentlich und wann sitzt der Arbeitnehmer am längeren Hebel?

Anordnung eines Messeeinsatzes: Kann sich der Arbeitnehmer verweigern?

Grundsätzlich einmal steht Ihnen die Anordnung eines Messeeinsatzes im Rahmen Ihres Direktionsrechts zu. Allerdings ist hier auch genau darauf zu achten, was im Arbeitsvertrag steht. Ist beispielsweise im Arbeitsvertrag hinterlegt, dass der Arbeitnehmer betrieblich erforderliche Dienstreisen antreten muss, kann er sich nicht weigern, zur Messe zu fahren.

Auch eine mehrwöchige Dienstreise ins Ausland muss der Arbeitnehmer gegebenenfalls akzeptieren. Überschreitet der Zeitraum allerdings einen Monat, könnte die Sache anders gelagert sein, denn dann könnte man im arbeitsrechtlichen Sinne auch von einer Versetzung sprechen – und diese ist gegen den Willen des Arbeitnehmers je nach arbeitsvertraglicher Regelung oft nur über eine Änderungskündigung zu erreichen.

Hinweis: Tritt Ihr Arbeitnehmer eine zu Recht angeordnete Dienstreise nicht an, liegt eine Arbeitsverweigerung vor, die Sie mit den entsprechenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen verfolgen dürfen.

Arbeitszeiten auf der Messe: Überstunden an der Tagesordnung

Der Einsatz auf Messen bringt nahezu immer Überstunden für die Arbeitnehmer mit sich. Denn schon alleine durch die Öffnungszeiten von ca. 9.00 bis 19.00 Uhr gelangen sie fast an die Grenzen der gesetzlich zulässigen Arbeitszeit, von den Vorbereitungsarbeiten für den Messestand (z. B. Messezubehör wie Rollups oder Displays arrangieren) einmal ganz abgesehen.

Überstunden, die im Rahmen der Messe anfallen, müssen über die normale tägliche Arbeitszeit hinaus vergütet werden. Enthält der Arbeitsvertrag einen Passus, dass Überstunden über die monatliche Vergütung bis zu einer bestimmten Höhe abgegolten sind, müssen Sie sie hingegen nicht zusätzlich entlohnen. Diese Regelung gilt auch für den Messeeinsatz.

Anfahrt zur Messe = Arbeitszeit?

Findet die Messe nicht in der unmittelbaren Nähe zum Sitz des Unternehmens statt, sondern mehrere hundert Kilometer entfernt, stellt sich auch die Frage, wie mit den Reisezeiten zu verfahren ist. Ob diese als Arbeitszeit zu vergüten sind oder als unbezahlte Ruhezeit eingestuft werden, hängt von der genauen Ausgestaltung ab. Hierbei gibt es mehrere Fälle zu unterscheiden:

  • Anreise mit der Bahn ohne Arbeit: Reist der Arbeitnehmer mit Bus oder Bahn an, so kann er die Zeit während der Fahrt frei gestalten – deshalb gilt sie nicht als Arbeitszeit.
  • Anreise mit der Bahn mit Arbeit: Ordnen Sie als Arbeitgeber an, dass der Arbeitnehmer während der Fahrt noch einige Akten bearbeitet oder Telefonate führt, handelt es sich um Arbeitszeit, die vergütet werden muss.
  • Fahrt mit dem Pkw: Fährt der Arbeitnehmer mit dem betrieblichen oder privaten Auto, so kann er seine Zeit nicht mehr frei gestalten und es liegt Arbeitszeit vor. Anders geartet ist dies aber, wenn der Arbeitnehmer selbst entschieden hat, mit dem Pkw fahren zu wollen. Die Fahrt gilt dann als Ruhezeit.
  • Mitfahrer: Fahren mehrere Personen in einem Fahrzeug, so gilt die Reisezeit für die Mitfahrer stets als Ruhezeit.

Messeeinsatz am Sonntag: Ist das nicht verboten?

Grundsätzlich ist die Beschäftigung am Sonntag nicht zulässig. Allerdings sieht § 10 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG hierfür eine Ausnahme vor: Für die Arbeit auf Messen oder Ausstellungen darf vom Sonntagsverbot abgewichen werden.

Hinweis: Nach § 11 Abs. 3 ArbZG müssen Sie dem Arbeitnehmer für einen Messetag am Sonntag innerhalb von zwei Wochen einen unbezahlten Ersatzruhetag gewähren.

Unterbringung: Hat der Mitarbeiter ein Mitsprachrecht?

Als Arbeitgeber müssen Sie während des Messeeinsatzes für die Unterbringung des Mitarbeiters sorgen. Welche Unterkunft Sie buchen, bleibt aber Ihnen überlassen. Weder hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Einzelzimmer – Mehrbettzimmer sind zulässig – noch darf er selbst entscheiden, welches Hotel gebucht wird.

Bedenken Sie allerdings bei der Buchung eines Mehrbettzimmers, dass die Schlafqualität bei mehreren schlafenden Menschen in einem Raum stark abnehmen kann. Möchten Sie ausgeruhte und vorbereitete Messemitarbeiter, schwenken Sie besser auf ein ruhiges Einzelzimmer um, auch wenn dies zu Messezeiten eine etwas teurere Angelegenheit werden kann.

Verpflegung und Kosten: Abrechnung nach Reisekostenrecht

Ein Messebesuch wird abgerechnet wie jede andere Dienstreise. Dies bedeutet konkret:

Verpflegung

Ihren Arbeitnehmern steht für die Selbstverpflegung ein Verpflegungsmehraufwand zu. Ab einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden gibt es dafür 12 Euro (z. B. für den Tag der Anreise). Für ganze Tage müssen Sie 24 Euro ersetzen. Erhält Ihr Mitarbeiter allerdings vor Ort eine Verpflegung (z. B. Frühstück im Hotel, Mittagessen auf der Messe), werden diese Pauschalen gekürzt, um 20 Prozent für ein Frühstück sowie um je 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen. Bei Vollverpflegung entfallen also die Pauschalen.

Weitere Kosten

Weitere Kosten, die im Rahmen der Messetätigkeit anfallen, sind dem Arbeitnehmer steuerfrei zu ersetzen. Beispiele hierfür sind:

  • Benzinkosten oder Bahntickets
  • Parkgebühren
  • Hotelrechnung
  • Taxiquittung
  • Mautgebühren
  • Eintrittskosten zu geschäftlichen Veranstaltungen
  • Telefongebühren für geschäftliche Telefonate
  • Internetzugang im Hotel

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