Der sogenannte „Wasserkopf“ ist es, der vielen Unternehmen durch den zu hohen Aufwand die Wettbewerbsfähigkeit kostet. Unnötige Administrationsaufgaben, steile Hierarchien, lange Entscheidungswege, unnötige Prozesse – die Liste der möglichen Ursachen ist lang. Und die Folgen sind verheerend.

Bei genauerer Betrachtung: Unproduktivität kostet Milliarden

Einer Untersuchung Work.Engaged von Kronos zufolge werden Mitarbeiter jede Woche durchschnittlich 2,8 Stunden lang von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten, weil sie sich um administrative Tätigkeiten kümmern müssen. Dies sind bei einer 40-Stunden-Woche immerhin 7 Prozent der Arbeitszeit. Diese Arbeiten tragen nichts zur Wertschöpfung bei, kosten aber Zeit und damit auch Geld – durchschnittlich 2.285 Euro pro Mitarbeiter im Jahr. Schon mit einer Stunde weniger Verwaltungsarbeit pro Woche ließen sich pro Jahr 816 Euro je Mitarbeiter einsparen. Hochgerechnet auf alle Mitarbeiter spricht man hier über 35,3 Milliarden Euro, die der deutschen Wirtschaft jährlich durch zu viel unnötige Bürokratie verloren gehen.

Arbeitgeber sollten sich dessen bewusstwerden, dass sich rund zwei Drittel aller Arbeitnehmer selbst als wenig produktiv einschätzen. Welch weitreichende weitere Folgen die enorme Unproduktivität in deutschen Unternehmen hat, zeigt unser Whitepaper zu einer Studie rund um die Herausforderungen von Arbeitnehmern im betrieblichen Alltag. Arbeitgeber, die die Effizienz im Unternehmen steigern wollen, sollten es unbedingt gelesen haben, wenn sie die Antwort auf die „99 Milliarden Euro-Frage“ noch nicht kennen. Jetzt hier kostenlos herunterladen!

Prozesse effizienter gestalten und Bürokratie abbauen

Verwaltungsarbeiten lassen sich nicht immer vermeiden. Gesetzliche Vorgaben ebenso wie betriebliche Erfordernisse können dazu führen, dass zahlreiche Aufgaben neben den eigentlichen Kernprozessen erledigt werden müssen. Durch effiziente Prozesse lässt sich allerdings der hierfür erforderliche Aufwand mitunter stark reduzieren. Mögliche Ansätze für die Erhöhung der Prozesseffizienz könnten sein:

  • Bündelung: Arbeitsschritte sollten soweit wie möglich zusammengefasst und gebündelt werden. Dadurch lässt sich der gesamte Aufwand reduzieren.
  • Automatisierung: Softwareprodukte bieten heute großartige Möglichkeit, Abläufe zu vereinfachen und zu automatisieren. Ein gutes Beispiel hierfür ist Bewerbermanagementsoftware, die die gesamte Kommunikation mit Bewerbern ebenso wie die Zuordnung und Auswertung der Bewerbungsunterlagen automatisiert. Ähnliche Systeme decken einen Großteil der Prozesse im Betrieb ab.
  • Medienbrüche: Medienbrüche kosten Zeit und erhöhen die Fehleranfälligkeit. Ein Beispiel dafür wären handschriftlich ausgefüllte Urlaubsanträge, die anschließend von Hand in die Abrechnungssoftware übertragen werden muss. Effizienter ist es, wenn die Beantragung, Genehmigung und Verarbeitung der Anträge direkt über die EDV ablaufen.

Whitepaper zum Thema