Wenn das Geschäft eines Unternehmens floriert, ist die Aufteilung der Arbeit in verschiedene Projekte ein fester Bestandteil der Arbeitsorganisation. Durch ein Projektmanagement wird eine effiziente Zusammenarbeit verschiedener Unternehmensbereiche gewährleistet, um einen Auftrag zur Zufriedenheit des Kunden auszuführen. Somit werden nicht nur Arbeitsabläufe optimiert, sondern auch die Last der Verantwortung auf mehrere Schultern verteilt.

Der Nutzen strukturierter Projektarbeit

Die vollständige Darstellung aller notwendigen Aufgaben und Arbeitsschritte eines Projektes dient dem Projektmanagement als Überblick über die auszuführenden (Teil-)Prozesse. Daher greifen Projektmanager auf einen Strukturplan mit hierarchischer Untergliederung zurück. So lassen sich innerhalb kurzer Zeit folgende Punkte erfassen:

  • Projektdurchführung
  • Termineinhaltung
  • Finanzplan
  • Ressourcen

Die vollständige Darstellung der einzelnen Strukturen (Teilaufgaben, Arbeitspakete, Meilensteine) erschafft eine Orientierung, die es den Abteilungen ermöglicht, effizienter als Team zu arbeiten. Das Leiten und Steuern der einzelnen Tätigkeitsfelder innerhalb eines Projektes zählen zu den Aufgaben eines Projektmanagers. Methodenwissen zur Planung, Struktur und Durchführung bieten Anbieter wie kompakttraining.de in verschiedenen Trainingseinheiten sowie in Schulungen an.

Die Erstellung eines Strukturplanes

Um Arbeitsabläufe nicht nur zu optimieren, sondern auch effizienter zu gestalten, werden vom Management Projektpläne erstellt.

     1. Der Projektstrukturplan (PSP)

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist in der Regel hierarchisch aufgebaut und bildet eine sehr bildhafte Anschauung des Projektes. Er setzt sich aus verschiedenen Bausteinen zusammen, die folgende Fragen beantworten sollen:

  • Was muss innerhalb des Projektes gemacht werden?
  • Bis wann müssen welche Punkte erledigt werden?
  • Zu wem wird das Ergebnis geliefert?

Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, wird der Plan sowohl in Teilprojekte als auch in Arbeitspakete gegliedert und enthält alle notwendigen Termine, Ereignisse und Kosten. Die Ausführung des PSP kann durch verschiedene Gliederungen erfolgen:

  • Funktionsorientierte Gliederung
  • Objektorientierte Gliederung
  • Phasenorientierte Gliederung

Durch die Zerlegung des Projektes in immer kleiner werdende Teile lassen sich die einzelnen Aufgaben leichter managen.

     2. Die Netzplantechnik

Im Gegensatz zum PSP ist der Netzplan dynamisch aufgebaut. Bei dieser Technik wird weniger Wert auf den Aufbau eines Projektes gelegt, als auf dessen Ablauf. Er wird daher häufig zur Terminplanung eingesetzt. Die Nutzung ermöglicht das schnelle Reagieren auf potenzielle Verzögerungen im Arbeitsablauf. Die Netzplantechnik bietet den enormen Vorteil, dass sie leicht zu aktualisieren sind, wodurch das Projektmanagement auf Ereignisse schneller reagieren kann. Zur Erleichterung der Arbeit gibt es spezielle Softwareprogramme, mit denen sich die Projektdaten elektronisch verarbeiten lassen. Einen Vergleich verschiedener Projektmanagement-Programme bietet Chip.de in dieser Übersicht.

      3. Die Meilensteinplan

Meilensteine definieren bestimmte Ereignisse sowie Endergebnisse eines Projektplans. Mit einer Meilensteintrendanalyse wird überprüft, inwiefern die geplanten Termine einzuhalten sind. Durch das Festlegen von Meilensteinen weiß das gesamte Team, welches die kurzfristigen, die mittelfristigen und die langfristigen Ziele sind. Das Benennen der einzelnen Checkpoints dient zur Kontrolle der Fortschritte und gleichzeitig dem Einhalten des Zeitplanes. Es lohnt sich, kleine Zeitpolster festzulegen, um den Ablauf reibungsloser zu gestalten und Panik in den heißen Phasen der Auftragsausübung zu verhindern. Das Setzen von Prioritäten ermöglicht außerdem eine effizientere Zusammenarbeit mit dem Vertrieb, der Produktion und der Logistik.

Fazit

Bereits die drei verschieden ausgerichteten Herangehensweisen an einen Strukturplan verdeutlichen, dass Projektmanagement in Unternehmen eine zentrale Rolle einnimmt. Daher verwundert es nicht, dass sich eine Vielzahl von Programmen auf dem Markt befinden, die das Projektmanagement erheblich vereinfachen können. Der Chip.de-Vergleich führt unter anderem die Microsoft-eigene Software „Microsoft Project“ auf, die auf der Netzplantechnik basiert und insbesondere für das Termin- und Ressourcenmanagement sowie die Überwachung des Projekts eingesetzt werden kann. Ebenfalls genannt ist eine kostengünstigere MS Project Alternative der Firma InLoox. Auch sie beruht auf der Netzplantechnik und dient der Optimierung von Arbeitsabläufen im Projekt. Dieses Tool nutzen beispielsweise renommierte Unternehmen wie Siemens, Seat, Canon oder das Deutsche Rote Kreuz, um ihre Projekte zu planen und zu analysieren. Das Programm wird in Microsoft Office Outlook integriert und kann sowohl lokal als auch Cloud-basiert verwendet werden. Unabhängig davon, welches Tool für das Projektmanagement genutzt wird, ihnen gemein ist, dass sie die Zusammenarbeit erleichtern und das schnittstellenübergreifende Arbeiten verbessern.

Whitepaper zum Thema