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Beschleunigung von Personalprozessen: Zeiterfassungssysteme effektiv einsetzen

Was nimmt besonders viel Zeit in der Personalverwaltung in Anspruch? Anfragen zu Urlaubsanträgen? Korrekturen von Zeitkonten? Fragen zu Gehaltsabrechnungen? Wenn Sie diese Bestandsaufnahme für Ihr Unternehmen bestätigen müssen, ist ein intelligentes Zeiterfassungssystem mit großer Wahrscheinlichkeit eine gute Alternative zum hohen Administrationsaufwand in Ihrer Personalabteilung.

Seit der Einführung des Mindestlohngesetzes ist die Dokumentation der Arbeitszeiten vom Gesetzgeber gefordert.  Mit einer Zeiterfassungssoftware ist diese Anforderung leicht zu bewältigen. Das gilt auch für die Verwaltung anderer flexibilisierter Arbeitszeitmodelle wie beispielsweise Teilzeit oder Homeoffice. Ein professionelles Zeiterfassungssystem reduziert spürbar den Aufwand bei der Pflege der Daten und minimiert nachweislich Fehlerquellen durch Medienbrüche. Die Zeiten, in denen Arbeitszeiten fast zwangsläufig mit Stempeluhr erfasst und mit Excel-Liste ausgewertet werden müssen, sind mit den modernen Tools zur Erfassung der Arbeitszeit vorbei.

Vorteile einer intelligenten Zeiterfassung

Smarte Zeiterfassungssysteme sind intelligente Versionen von analogen Stempeluhren und elektronischen Zeiterfassungssystemen, bei denen die Arbeitszeiten per Fingerabdruck oder RFID-Transponder am Terminal angezeigt werden. Mit einer Zeiterfassungssoftware erfassen Mitarbeiter jederzeit An- und Abwesenheiten per Klick am PC, am Tablet oder per App am Smartphone. Die Informationen werden automatisch mit den im System hinterlegten Vorgaben abgeglichen, ausgewertet und Lohn & Gehalt übergeben. Der automatisierte Workflow minimiert nicht nur den Verwaltungsaufwand und Fehlerquellen, er beschleunigt auch Personalprozesse erheblich.

Hochprofessionelle Zeiterfassungssysteme bieten Anwendern neben der Arbeitszeiterfassung noch weitere Funktionen für effizientere Personalprozesse. Das ATOSS Zeiterfassungssystem, eine Produktsuite mit mehreren Modulen, ermöglicht Mitarbeitern beispielsweise mit einem Self-Service Portal, nachträglich Zeiten zu korrigieren, Zeitkonten mit Überstunden und Fehlzeiten einzusehen, Urlaubsanträge zu stellen und Schichtpläne zu tauschen. Ein solches Feature macht betriebliche Prozesse für alle Beteiligten transparenter und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit nachweislich. Ob der langersehnte Urlaub bewilligt wurde, lässt sich ganz einfach im Portal des Zeiterfassungssystems abfragen – zu jeder Zeit und auch von unterwegs!

Zeiterfassungssystem auf Kurs: Das modulare Workforce Management

Breit aufgestellte Zeiterfassungssysteme bieten Personalverantwortlichen neben der Arbeitszeiterfassung noch andere intelligente Lösungen für betriebliche Prozesse rund um die Zeitwirtschaft.  Mit einem entsprechenden Modul für die Projektverfolgung buchen Mitarbeiter beispielsweise Projektzeiten direkt auf die entsprechenden Kostenstellen. Projektleiter haben so jederzeit den Überblick über Zeitkontingente und Budgets. Ist bei der Personaleinsatzplanung eine Software im Einsatz, können Personaler zum Beispiel Schichtpläne automatisiert erstellen lassen. Gesetzliche, tarifliche oder betriebliche Vorgaben, aber auch Arbeitszeitwünsche von Mitarbeitern werden in die Erstellung der Vorschläge eingerechnet.

Professionelle Zeiterfassungssysteme sind in der Regel individualisierbar und in der Cloud oder On Premise zu nutzen. Die Programme sind in den meisten Fällen benutzerfreundlich gestaltet und lassen sich intuitiv bedienen. Die Eingewöhnungszeit für die Personalverantwortlichen und für die Mitarbeiter ist vergleichsweise kurz. Um die ersten Schritte mit ihrem Tool zu erleichtern, bieten einzelne Unternehmen Inhouse-Schulungen an. In diesem Fall werden nicht nur die Personalprozesse, sondern auch die Lernprozesse beschleunigt. Beides lohnt sich!

2018-07-31T11:47:33+00:00 31. Juli 2018|Personalmanagement|0 Kommentare

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