Die Personalaktenführung 2013-04-22T16:14:56+00:00

Eine wichtige Personalverwaltungshilfe in einem Betrieb ist die Personalakte der einzelnen Mitarbeiter. Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, solche Akten zu führen, aber selbst in kleinen Betrieben hat sich die Personalakte bewährt.

Die einzigen, gesetzlichen Aufzeichnungspflichten bestehen darin, dass nach dem Steuerrecht ein Lohnkonto und nach dem Sozialversicherungsgesetz die Unterlagen für die Sozialversicherung geführt werden müssen.

Inhalt der Personalakte

In der Personalakte wird festgehalten, welche Stellung der Arbeitnehmer innerhalb des Betriebes hat, sie enthält seine Bewerbungs- und Einstellungsunterlagen und auch seinen Arbeitsvertrag. Ferner beinhaltet eine Personalakte den beruflichen Werdegang des Angestellten innerhalb des Betriebes sowie alle seine Beurteilungen und auch Versetzungen. Dazu kommen auch noch die Unterlagen für die Sozialversicherung, seine Entgeltentwicklung im Betrieb und eventuelle persönliche Veränderungen, wie zum Beispiel eine Eheschließung.

Ein rechtlicher Grundsatz besagt, dass ein Mitarbeiter darüber informiert werden muss, wenn seiner Personalakte negative Unterlagen hinzugefügt werden, dazu gehören unter anderem zum Beispiel auch Abmahnungen. Der Betroffene kann darauf bestehen, im Beisein des Betriebsrats seine Akte einzusehen und Erklärungen dazu abzugeben. Diese Erklärungen werden ebenfalls in die Personalakte aufgenommen.

Verwaltung der Personalakten

Wurden die Akten in früherer Zeit und heute auch noch in kleineren Betrieben als sogenannte „Hängeakten“ verwaltet, so ist man in großen Betrieben mittlerweile dazu übergegangen, die Personalakten der einzelnen Mitarbeiter elektronisch, nämlich am Computer, zu verwalten. Das hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung jederzeit und ohne großen Aufwand Zugriff auf alle Daten der Mitarbeiter haben. Dazu kommt, dass eventuelle Änderungen schnell in die Akte aufgenommen werden können.