In der Personalakte werden alle Unterlagen gesammelt, die bei der Verwaltung von Arbeitsverhältnissen anfallen. Dabei wird für jeden Mitarbeiter eine eigene Personalakte angelegt. Darin befinden sich beispielsweise Dokumente aus dem Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beurteilungsbögen, Zertifikate von Weiterbildungsmaßnahmen, Reisekostenabrechnungen, Vertragsdokumente und vieles mehr.
Der Mitarbeiter hat das Recht, Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Das Betriebsverfassungsgesetz gibt ihm außerdem die Möglichkeit, hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuzuziehen. Der Arbeitnehmer darf auch eine schriftliche Stellungnahme anfertigen, die dann zur Personalakte genommen werden muss, wenn er dies wünscht. Unrichtige Informationen müssen außerdem auf Wunsch des Mitarbeiters aus der Akte entfernt werden.
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