Wie viel ein Zeiterfassungssystem kostet, hängt natürlich davon ab, für welche Art man sich entscheidet. Eine recht teure Variante ist die elektronische Zeiterfassung, die früher mittels einer Stechuhr, heute mittels eines Hardwareterminals erfolgt. Besonders teuer ist die Zeiterfassung Fingerprint, da diese Technologie noch relativ neu ist.

Ein Zeiterfassungssystem, das ausschließlich auf einer Zeiterfassungssoftware basiert, ist wesentlich günstiger, da keine Kosten für die Hardware anfallen. Wie teuer die Lizenzgebühren werden, hängt davon ab, wie viele Rechner damit ausgestattet werden müssen bzw. wie viele Mitarbeiter das Zeiterfassungssystem nutzen sollen. Noch günstiger ist meist eine webbasierte Lösung, da die Zeiterfassungssoftware nur einmal auf einem Server installiert werden muss. Bezüglich der Anschaffung kostenlos ist die Zeiterfassung durch die Software Excel. Allerdings türmen sich hier häufig die Folgekosten für die Wartung und Schulung überraschend hoch auf.

Wer über eine Zeiterfassung durch Software, Hardwareterminals oder die Zeiterfassung Fingerprint nachdenkt, sollte jedoch nicht unbedingt über die Kosten nachdenken, sondern vielmehr darüber, was das Zeiterfassungssystem einsparen kann. Selbst wenn die Mitarbeiter bisher nur wenige Minuten am Tag mit der manuellen Zeiterfassung verbringen, spart eine Zeiterfassung durch Software oder Hardware Tausende von Euro. In sehr vielen Fällen beträgt die Amortisationszeit für eine Personalzeiterfassung nur wenige Monate.

Benötigte Hardware zur Arbeitszeiterfassung

Die verschiedenen Arten der Arbeitszeiterfassung unterscheiden sich erheblich bezüglich des Einsatzes von Hardware.

Unumstritten die aufwändigste Variante ist dabei die elektronische Zeiterfassung. Hier sind Hardwareterminals erforderlich, an denen der Anmeldevorgang für die Zeiterfassung durchgeführt werden kann. Diese sind häufig in der Anschaffung sehr teuer, weshalb genau überlegt werden sollte, an welchen und wie vielen Punkten am Unternehmen diese aufgestellt werden sollen. Je weniger Terminals es für die Zeiterfassung gibt, umso mehr Zeit geht auf dem Weg zum Arbeitsplatz verloren. Für diese Variante der Personalzeiterfassung ist außerdem ein Erfassungsmedium wie eine Chipkarte oder ähnliches erforderlich. Einzige Ausnahme hiervon ist das System Zeiterfassung Fingerprint, bei dem der Fingerabdruck das Erfassungsmedium ersetzt.

Für die mobile Zeiterfassung werden passende Endgeräte wie Handys, PDAs oder Smartphones benötigt. Diese sind jedoch bei der entsprechenden Zielgruppe aufgrund der beruflichen Tätigkeit häufig ohnehin bereits vorhanden. Deshalb kann die mobile Zeiterfassung häufig sehr kostengünstig eingeführt werden.

Bezüglich der Hardware die niedrigsten Anforderungen haben die Zeiterfassung durch Software, per Excel-Formular oder über ein Webinterface. Die Mitarbeiter müssen hierfür lediglich Zugang zu einem internetfähigen Computer erhalten, wobei nicht jeder einen eigenen PC für die Zeiterfassung benötigt.

Teile dieser Reihe zu Zeiterfassung

Übersicht – Vorteile / Nachteile von Zeiterfassung – Rechte des Betriebsrats – Zeiterfassung und Arbeitsrecht – elektronische Zeiterfassung – Fingerprint – Mobil – Online – Software – Excel – Kosten – Auswahl