Die Personalkosten bedürfen immer einer genauen Beobachtung und sollten regelmäßig analysiert werden, um zu vermeiden, dass dieser Position ein größerer Anteil in der Gesamtkostenstruktur zuteil wird als ihr zusteht. Natürlich kann sich kein Unternehmen um die aus gesetzlichen Gründen anfallenden Personalkosten wie die Beiträge zur Sozialversicherung herum drücken. Aber es gibt auch jede Menge Personalzusatzkosten, die je nach Unternehmen anfallen können und die ebenfalls in den Bereich der Personalkosten gerechnet werden. Wir erklären Ihnen die wichtigsten dieser Kostenpositionen und gehen darauf ein, wie Sie diese ggf. beeinflussen können.

Personalabrechnung

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Der Anspruch auf Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld ergibt sich in vielen Unternehmen schon aus Tarifverträgen heraus. Wenn dies nicht der Fall ist, handelt es sich um eine freiwillige Sozialleistung. Oft wird sie unter einem so genannten „Freiwilligkeitsvorbehalt“ gegeben, sodass dem Arbeitgeber jederzeit freisteht, ob er die Zahlung fortführen oder einstellen möchte. Wenn ein solcher Freiwilligkeitsvorbehalt nicht vorliegt, können Sie die Zahlung von Urlaubs- und Weihnachtsgeld nur durch den freiwilligen Verzicht der Mitarbeiter oder durch eine Änderungskündigung eines jeden einzelnen Mitarbeiters erreichen.

Kosten für Weiterbildungen

In welcher Höhe Weiterbildungskosten anfallen, hängt natürlich davon ab, wie viel Wert im Unternehmen auf das Thema Weiterbildung gelegt wird. In reinen Produktionsbetrieben ist die Weiterbildungsquote beispielsweise meist wesentlich geringer als in forschungsintensiven Unternehmen. Im Weiterbildungsbereich findet sich eigentlich immer die Möglichkeit, kurzfristig Geld zu sparen, indem notwendige Weiterbildungen auf später verschoben oder ganz gecancelt werden. Langfristig ist es möglich, Kosten beispielsweise durch den Einsatz von Elearning oder durch die Einführung eines wirksamen Nachbereitungsverfahrens zu senken.

Betriebseigene Kindergärten oder Fitnessstudios

Diese Einrichtungen dienen in erster Linie zum Vorteil der Mitarbeiter. In Krisensituationen können solche Einrichtungen allerdings schnell zur Kostenfalle werden. Einsparungen an dieser Stelle dürften zwar in der Praxis unpopulär sein, können aber im Bedarfsfall am leichtesten über eine Erhöhung der Eigenanteile der Mitarbeiter erreicht werden.

Kantine

Die Zeiten, in denen Kantinen aus Kostengründen geschlossen wurden, sind längst vorbei. Viele Unternehmen betreiben die Kantine auch weiter, selbst wenn sie nicht kostendeckend arbeitet. Auch hierbei handelt es sich um eine typische freiwillige Sozialleistung. Wenn kurzfristig im Bereich der Kantine gespart werden muss, kann beispielsweise darüber nachgedacht werden, den Eigenanteil der Mitarbeiter zu erhöhen.

Erfolgsprämien

Solche Prämien beteiligten Mitarbeiter und Führungskräfte am Erfolg des Unternehmens. Sie sollten bereits von vornherein so konzipiert sein, dass sie im Falle von wirtschaftlichen Schwierigkeiten automatisch sinken oder gar nicht mehr ausgezahlt werden. Dies erreicht man beispielsweise ganz einfach, indem man die Höhe der Erfolgsprämie an der Höhe des Unternehmensgewinns festmacht. Wichtig ist in diesem Zusammenhang allerdings, dass die Prämie nicht nur auf der operativen Ebene gekürzt bzw. gestrichen wird, sondern auch die Führungsebene entsprechend unter den Kürzungen zu leiden hat.

Abfindungen

Werden Arbeitsverträge über Abfindungsregelungen beendet, kostet dies zunächst einmal viel Geld. Dies gilt umso mehr, wenn die betreffenden Mitarbeiter bereits lange Jahre im Unternehmen tätig waren. Allerdings amortisiert sich dieser Aufwand bei einer dauerhaften Flaute schnell wieder, da die Personalkosten überdurchschnittlich stark sinken. Fraglich ist allerdings, wie viele Mitarbeiter sich angesichts der ohnehin bereits zu knappen Mittel für eine Abfindungsregelung entscheiden werden.

Reisekosten

Im Bereich der Reisekosten können Sie sehr gut sparen, indem Sie zunächst einmal die Notwendigkeit von Dienstreisen überprüfen. Häufig werden unter dem Deckmantel einer „Dienstreise“ Ausflüge gemacht, die man mehr als Vergnügungsfahrt bezeichnen könnte. Außerdem können unter Umständen durch eine bessere Abstimmung mehrerer Auswärtstermine und deren Zusammenlegung Reisekosten gespart werden. Das größte Reisepotenzial ergibt sich allerdings, wenn ein wenig am Komfort gespart wird. Bahnfahrten müssen nicht unbedingt in der ersten Klasse stattfinden und auch bei Flügen muss es nicht die teure Business Class sein.

Mehr zu diesem Thema können Sie bei T-Online und bei Experto nachlesen.