Um die Nutzung digitaler Anwendungen kommt keine Branche mehr herum, die nicht nur das Arbeitsleben das eigenen Personals erleichtern sollen. Viele Dienstleister können ihren Kunden Teile Ihres Angebots als Software zur Verfügung stellen. Die richtige Lizenzierung unter Berücksichtigung von Datenschutz, Compliance-Fragen und mehr ist nötig und legt die Zusammenarbeit mit einem Branchenexperten für die Erarbeitung von Lizenzverträgen nahe.

Die richtige Lizenz für jede Softwarenutzung

Für die Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse wird Software in diversen Sparten Ihres Unternehmens zum Einsatz kommen. Für die Nutzung im gewerblichen Bereich müssen für diverse Anwendungen geeignete Lizenzen vorliegen, die Sie je nach Konzept pro Gerät oder Anwender erwerben können. Alleine eine vorliegende Lizenz gibt Ihnen das Recht, die Anwendung betrieblich zu nutzen.

Was für die Office-Software oder den Einsatz spezieller Anwendungen für die Personalplanung, das Personalmanagement und mehr gilt, sollten Sie für Ihr eigenes, digitales Angebot bedenken. Sobald Sie Software rundum Ihre Produkte und Services bereitstellen, ist der Abschluss eines Lizenzvertrags mit B2B- und B2C-Kunden unerlässlich. Hier steckt der Teufel im Detail. Bekannte und selbst abgeschlossene Lizenzvereinbarungen als Vorlagen zu nehmen, wird dem eigenen Anwendungsfall im Regelfall nicht gerecht.

Lizenzen für eigene Software-Produkte entwickeln

Im ersten Schritt ist die Zusammenarbeit mit einem Rechtsexperten zu suchen, der die Entwicklung von Lizenzverträgen als Schwerpunkt anbietet. Damit der geeignete Softwarelizenzvertrag abgeschlossen werden kann, sind essenzielle Fragen individuell zu klären, beispielsweise:

– Welche Nutzungsrechte werden konkret vergeben und wo liegen Einschränkungen?
– Wie lässt sich der rechtliche Rahmen (z. B. nach EULA) einhalten?
– Wie wird der Schutz persönlicher Daten im Sinne der DSGVO gewährleistet?
– Sind internationale Rechtsvorgaben zu beachten?
– Welche Bedingungen sollen für Laufzeit und Kündigung gelten?

Jenseits dieser Fragen liegt die allgemeine Erarbeitung verschiedener Lizenzmodelle nahe, abhängig von Art und Umfang der angebotenen Leistungen. Während für einen Anbieter eine Standardlizenz für alle Kunden ausreicht, wird in anderen Fällen ein modulares oder variantenreiches Lizenzsystem die bessere Wahl darstellen.

Lizenzen beim eigenen Softwareeinsatz beachten

Die professionelle Erarbeitung eigener Softwarelizenzen ist für viele Unternehmen der Auslöser, sich kritisch mit den selbst abgeschlossenen Lizenzen auseinanderzusetzen. Anbieter von Office-Programmen und ähnliche Dienstleister halten diverse Abonnements und Lizenzen bereit, die unter Umständen dem eigenen Anwendungsfall nicht genügend.

Die einmalige Überprüfung bestehender Lizenzen reicht hierfür nicht aus. Speziell bei der Lizenzvergabe „pro Gerät“ oder „pro Person“ ist eine Verletzung der vertraglichen Vereinbarungen vorprogrammiert, wenn es zum häufigen Wechsel innerhalb des Unternehmens kommt. Um rechtliche Konflikte zu vermeiden, die in letzter Instanz zu einer negativen, öffentlichen Wahrnehmung beitragen, ist die regelmäßige Überprüfung der bestehenden Lizenzverträge ratsam. Auch hierbei kann ein Rechtsexperte helfen, dessen Service über die Ausarbeitung eigenständiger Lizenzverträge hinausgeht.

Sicherheit in Compliance-Fragen essenziell

Natürlich muss es für jeden Anwendungsfall nicht gleich der Kauf einer kommerziellen Software mit Abschluss einer Lizenzvereinbarung sein. So werden Sie für die Bedarfsrechnung an Personal oder die Nutzung einfacher Office-Lösungen auf ein größeres Paket an Lizenzen für sich und Ihre Belegschaft herumkommen – Open-Source-Anwendungen sei Dank.

Kommt es jedoch zur Nutzung lizenzierbarer Produkte, sind die Rahmenbedingungen strikt einzuhalten. Hier gilt es, Fragen in Compliance und Datenschutz mit einem Experten zu erörtern und Folgen von Verstößen gegen diese Auflagen zu verstehen – zum Wohle der Datensicherheit des Personals und dem gesamtwirtschaftlichen Erfolg.