Wenn Sie in einer Personalabteilung arbeiten, ist Ihnen die Wichtigkeit des Datenschutzes durchaus bekannt. Einerseits müssen die Personalakten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, andererseits sollten die Systeme aber auch praxistauglich sein, sodass Sie jederzeit an Daten herankommen, die Sie während Ihrer täglichen Arbeit benötigen.

Personalabrechnung

Viele Unternehmen gehen inzwischen dazu über, zahlreiche Informationen über ihre Mitarbeiter in Computersystemen zu speichern. Nichtsdestotrotz gibt es aber nach wie vor die Akten in Papierform. Hier ist einiges an Geschick gefragt, wenn Sie die Herausforderungen einer guten Aufbewahrung von Personalakten meistern wollen.

Hängeregister zur Aufbewahrung

Hängeregister sind der Klassiker unter den Aufbewahrungssystemen, auch für Personalakten. Sie haben den Vorteil, dass benötigte Papiere schnell bei der Hand sind. Außerdem lassen sie sich in den entsprechenden Aktenschränken schnell und einfach sicher verschließen, ohne die komplette Optik des Büros zu zerstören. Die entsprechenden Schränke können unter Tischen oder auch als Ersatz von Kommoden aufgestellt werden. Wenn Sie sich für die Variante der Hängeregister entscheiden, ist es besonders sinnvoll, dass Sie Personalakten verwenden, die über mehrere Fächer innerhalb der Akte verfügen. So können Sie die Unterlagen noch besser einsortieren und haben noch alles schnell zur Hand, was Sie benötigen könnten.

Aktenschränke

Als Klassiker im Bereich der Aufbewahrung kennen Sie sicher die Aktenschränke, in denen ganze Kolonnen von Aktenordnern untergebracht sind. Hier besteht der klare Vorteil, dass Sie stets schnell zur Hand haben, was Sie gerade benötigen. Die Ordner sehen außerdem immer ordentlich aus und die Unterlagen können entweder direkt gelocht werden oder in entsprechenden Hüllen gelagert und eingeheftet werden.

Problematisch wird dieses Aufbewahrungssystem, wenn es sich um sehr große Personalabteilungen handelt. Im Rahmen von Personalfluktuation muss häufig umgeheftet werden. Schließlich möchten Sie ja vermeiden, dass Sie ausgeschiedene und aktuelle Mitarbeiter in einem Ordner aufbewahren. Kommen nun viele neue Kollegen in ein Team, kann der Ordner schnell an seine Kapazitätsgrenzen kommen und ein neuer Ordner muss angelegt werden.

Regale in einem Sicherheitsraum

Wenn Sie die Mehrzahl der Mitarbeiterdaten in der EDV zur Verfügung haben, müssen Sie nicht allzu oft an die physischen Unterlagen herankommen. In diesem Fall können Sie einfach die Akten in entsprechenden Hüllen in einem Sicherheitsraum unterbringen. Dabei ist es unerheblich, ob der Mitarbeiter noch im Unternehmen ist oder nicht. Je nach Ablagesystem können Sie die Akten nach Jahren oder auch einfach nach dem Alphabet sortieren. Kommen neue Mitarbeiter hinzu, können die Akten einfach einsortiert werden und die anderen Akten rücken um den entsprechenden Platz auf.

Allgemeine Sicherheit von Personalakten

Ganz gleich, ob Sie sich entscheiden, die Personalakten in Ihrem eigenen Büro zu lagern oder ob Sie einen speziellen Raum dafür zur Verfügung gestellt bekommen: Wichtig ist, dass die sensiblen Personaldaten nicht in unbefugte Hände gelangen können. Entweder sorgen Sie dafür, dass Ihr Büro entweder besetzt oder abgeschlossen ist.

Alternativ können Sie auch die Akten in einem separaten Raum aufbewahren, der nur zum Betreten geöffnet wird. Solche separaten Räume haben den zusätzlichen Vorteil, dass sie gleichzeitig feuerfest gebaut werden können. So kann den Personalakten auch im Falle eines Brandes nichts geschehen. Wenn Sie die Unterlagen in Ihrem Büro aufbewahren, sollten Sie auf feuerfeste Schränke achten.

Weitere Informationen zur Aufbewahrung von Personalakten finden Sie bei arbeitsrecht.org und arbeitstipps.de.