Die Bewerberverwaltung mithilfe einer Software ist immer nur so gut, wie die Software selbst. Wir unterscheiden in diesem Bereich verschiedene mögliche Lösungen:

Digitale_Personalakte
  • ASP-Lösungen (Mietsysteme)
  • Desktop-Lösungen
  • Job-Plattformen von Online-Jobbörsen
  • Teil von Personalverwaltungssoftware oder ERP-Systemen
  • Eigenprogrammierungen

Doch welche Lösung ist nun für welches Unternehmen am besten geeignet? Wir stellen die Varianten auf den Prüfstand.

Mietsysteme / ASP-Lösungen

ASP steht für „Application Service Providing“, was so viel bedeutet wie, dass eine Software gemietet wird. Das Unternehmen bezahlt also eine regelmäßige Gebühr, wohingegen die Software online zur Verfügung gestellt wird. Die Verwaltung von Bewerbungen etc. geschieht also rein über das Internet; auf den Rechnern vor Ort wird nichts installiert.

Als nachteilig wird an dieser Variante häufig angesehen, dass die Daten der Bewerber nicht auf eigenen Servern liegen, was zumindest aus datenschutztechnischer Sicht eventuell schwierig werden kann. Praktisch ist allerdings, dass sowohl der Aufwand für die Installation und Wartung vor Ort entfällt als auch der Schulungsaufwand relativ überschaubar ist. Daher gehören die ASP-Lösungen zu den meist genutzten Softwareprodukten für die Bewerberverwaltung.

Desktop-Lösungen

Auch Desktop-Lösungen sind bisweilen verfügbar. Sie werden vor Ort auf den Rechnern der Mitarbeiter installiert. Neben einem hohen Administrations- und Installationsaufwand stellt sich hier auch die Frage nach den Lizenzen und damit nach den Kosten, weil zwingend für jeden Mitarbeiter, der mit dem Bewerberprozess betraut ist, eine eigene Lizenz gekauft werden muss. Zudem veralten Desktop-Lösungen sehr schnell und fallen dadurch zunehmend in Ungnade bei den Unternehmern.

Job-Plattformen von Online-Jobbörsen

Es haben sich inzwischen einige große Jobbörsen im Netz etabliert, die sich einen Namen gemacht haben, beispielsweise Monster oder StepStone. Sie geben eigene Softwareprodukte für die Bewerberverwaltung heraus. Diese werden recht kostengünstig angeboten und weisen eine direkte Schnittstelle zur jeweiligen Jobbörse auf. Das Ziel dieser Softwareprodukte ist es vor allem, die Kunden zusätzlich an die Jobbörse zu binden und ihre Werbeplätze für Stellenanzeigen zu verkaufen, was über die Schnittstellen problemlos möglich ist. Dass sie so kostengünstig zu haben sind, macht sie vor allem für kleinere Unternehmen attraktiv.

Allerdings sorgt eine solche Software durchaus auch für Unflexibilität, denn eine Anbindung an konkurrierende Jobbörsen ist meist nicht möglich und somit bindet man sich für längere Zeit an diese eine Jobbörse. Auch hier befinden sich die Daten der Bewerber nicht auf eigenen Servern. Ein weiterer Nachteil ist, dass die Software nur bis zu einem gewissen Grad an das eigene Design angepasst werden kann und die Einbindung in die eigene Website oder bereits bestehende Softwareprodukte im Personalbereich nur allzu oft schwierig ist.

Als vorteilhaft ist allerdings mit Sicherheit der Zeitfaktor zu berücksichtigen. Zeit für die Installation entfällt. Die Mitarbeiter müssen gar nicht oder nur minimalst geschult werden, weil die Systeme so intuitiv wie möglich gestaltet sind – meist kann sofort mit der Arbeit begonnen werden. Solche Systeme stehen meist schon innerhalb weniger Wochen zur Nutzung bereit.

ERP-Lösungen / PIS

Die Module für die Bewerberverwaltung von Personalinformationssystemen oder ERP-Systemen werden von den meisten Unternehmern nicht gerade bevorzugt. Sie stellen sich nicht als die Ausgeburt an Flexibilität und Aktualität dar, zumal Aktualisierungen recht lange dauern können. Zudem zeichnen sich diese Lösungen durch einen vergleichsweise hohen Preis aus. Allerdings muss ihnen auch zugestanden werden, dass sie sich perfekt in vorhandene Softwarelösungen einfügen und häufig auch zahlreiche Schnittstellen zu verschiedensten Online-Jobbörsen aufweisen.

Eigenprogrammierungen

Auf Eigenprogrammierungen wird in diesem Bereich nur eher selten zurückgegriffen, da die Kosten für eine solche Entwicklung recht hoch sind. Zudem kommt die Problematik hinzu, dass bei jeder Änderung der Arbeitsprozesse eine neuerliche Programmierung erforderlich wird, sodass auch fortlaufend hohe Kosten entstehen. Wenn ein Unternehmer diese Variante dennoch in Betracht zieht, sollte er zuvor seine Arbeitsprozesse vereinheitlichen und optimieren, um kurzfristige Änderungen direkt nach der Fertigstellung zu vermeiden. Eigenentwicklungen haben immerhin den Vorteil, dass sie zu 100 Prozent an die individuellen Anforderungen im Unternehmen angepasst werden können, was bei den anderen Softwarelösungen für die Bewerberverwaltung nicht immer möglich ist.

Fazit

Für welche Software für die Bewerberverwaltung sich ein Unternehmen letztlich entscheidet, hängt von den individuellen Anforderungen bezüglich

  • Kosten,
  • Flexibilität,
  • Schnittstellen zu Jobbörsen,
  • Schnittstellen zu anderen Softwareprodukten und
  • Individualität

ab.

Weitere Informationen zur softwarebasierten Bewerberverwaltung finden Sie bei Asfast-EDV, Technikwelt24 und Ratgeber Datensicherung.