Sind die Informationen, die Bewerber in den Unterlagen oder im Bewerbungsgespräch mitteilen, richtig? Diese Frage stellt sich so mancher Arbeitgeber im Rekrutierungsprozess. Unternehmen können mit sogenannten Background-Checks bestimmte Angaben der Bewerber auf ihre Richtigkeit analysieren:

  • Namen
  • berufliche Karriere (frühere Beschäftigungsverhältnisse)
  • Ausbildungsabschlüsse
  • Zertifikate
  • Integrität

Nachweise

Ausbildungsabschlüsse lassen sich durch Rücksprache mit der betreffenden Bildungseinrichtung oder durch Vorlage eines entsprechenden Zeugnisses überprüfen. Über die Integrität kann ein Führungszeugnis (Strafregisterbescheinigung) Auskunft geben.

Internetrecherchen

Für einige Background-Checks greifen Unternehmen auf Internetrecherchen zurück. Allerdings müssen sich diese Hintergrundüberprüfungen im rechtlichen Rahmen bewegen. Dabei sind insbesondere die Datenschutzvorschriften und das Persönlichkeitsrecht einzuhalten:

  • Datenschutz: Unternehmen dürfen auf der Grundlage von § 26 Absatz 1 BDSG personenbezogene Bewerberdaten verarbeiten, wenn dies für die Entscheidung zum Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Auch für die Internetrecherche sind das Kriterium der Erforderlichkeit sowie eine Interessensabwägung (Informationsinteresse des Unternehmens gegen den Schutz der persönlichen Bewerberdaten) entscheidend.
  • Allgemein zugängliche Suchdaten mit Bezug zum Job: Bei Informationen, die Unternehmen über Suchmaschinen wie Google einholen, handelt es sich grundsätzlich um Daten, die allgemein zugänglich sind. Allerdings dürfen Unternehmen solche Daten lediglich dann erheben und verwenden, wenn diese mit der zu vergebenen Stelle in Zusammenhang stehen. Dies ist dann der Fall, wenn diese Informationen Aussagen darüber zulassen, ob der Bewerber für den Job geeignet ist (Fähigkeiten, Fachkenntnisse und Berufserfahrung). Darunter fallen beispielsweise ein auf einem Karriereportal platzierter Lebenslauf und veröffentlichte Fachbeiträge.
  • Soziale Netzwerke wie Facebook, XING, LinkedIn & Co.: Für die Internetrecherche bieten sich außerdem soziale Netzwerke von Facebook über LinkedIn und XING bis zu Instagram an. Ob die Datenverarbeitung der Bewerberinformationen zulässig ist, hängt nach der geltenden Rechtsauffassung davon ab, welchem Zweck das betroffene Medium dient. Bei sozialen Netzwerken mit beruflicher Ausrichtung wie LinkedIn und XING dürfte die Datenrecherche rechtmäßig sein, weil der Bewerber auf solchen Plattformen seinen Berufsweg präsentieren und entsprechende Kontakte pflegen möchte. Bei privaten Netzwerken könnte dagegen das Schutzinteresse des Kandidaten höher wiegen.

Allerdings dürfte eine solche pauschale Abgrenzung zu kurz greifen. Es sind vielmehr noch diese Fragen zu klären:

  • Sind die Daten des sozialen Netzwerks für alle Nutzer zugänglich oder lediglich einem bestimmten Kreis vorbehalten?
  • Haben die Daten einen Bezug zu beruflichen Aspekten und lassen sie Aussagen über die Eignung für den betroffenen Job zu?

Bei Daten zu bisherigen Berufserfahrungen oder erlangten Ausbildungsabschlüssen ist der Zusammenhang jedenfalls gegeben und eine Datenverarbeitung somit zulässig.

Unternehmen sollten sich bei ihren Background-Checks im Internet auf die Verarbeitung allgemein zugänglicher Informationen beschränken, die einen konkreten Zusammenhang zur Jobvergabe haben. Damit können sie Bußgelder und Schadenersatzforderungen vermeiden.