Im Laufe des Jahres 2013 muss jeder Arbeitgeber die Nutzung von ELStAM im eigenen Unternehmen etablieren und anwenden. Die von der Finanzverwaltung gepflegte Datenbank bietet die Möglichkeit, die Lohnsteuer-Abzugs-Merkmale elektronisch abzurufen.

Personalabrechnung

Im Laufe des Jahres wird von der alten Papier-Lohnsteuerkarte auf die neue elektronische Lohnsteuerkarte umgestellt. Die Inhalte der für 2010 erstellten Lohnsteuerkarte beziehungsweise der Ersatzbescheinigungen bleiben bis zur endgültigen Umstellung auf ELStAM anwendbar. Einige Grundlagen gelten während des Umstellungszeitraums 2012 und 2013.

Vorgehen bei Arbeitgeberwechsel

Auch für 2013 gilt die bisherige Regelung, dass die Lohnsteuerkarte oder die für 2011 bis 2013 erstellten Ersatzbescheinigungen bei einem Wechsel des Arbeitgebers durch den Arbeitnehmer diesem zu übergeben ist. Er muss das Dokument dann dem neuen, zukünftigen Arbeitgeber vorlegen, damit dieser die entsprechenden Abzugsmerkmale übernehmen kann.

Vereinfachte Anmeldung: Einstellung von Auszubildenden

Um die Einstellung von Auszubildenden in ihr erstes Angestelltenverhältnis zu vereinfachen, gilt seit 2011 für diese Arbeitnehmer eine Ausnahmeregelung. Sie werden üblicherweise in Steuerklasse 1 geführt. Außerdem müssen folgende Daten erfasst werden:

  • Identifikationsnummer
  • Geburtstag
  • Angaben zur Kirchensteuerpflicht
  • Schriftliche Bestätigung, dass das vereinbarte Dienstverhältnis das erste für den Arbeitnehmer ist. Für Ausbildungsverträge aus 2011 ist diese Bescheinigung jährlich zu erneuern. Diese Dokumente sind bis mit den anderen Lohnunterlagen aufzubewahren.

Treffen bei dem Auszubildenden andere Voraussetzungen zu, so besteht jederzeit die Möglichkeit außerhalb der Ausnahmeregelung eine Standardanmeldung durchzuführen.

Datenerfassung bei Wiedereinsteigern

Arbeitnehmer, die bei Einstellung längere Zeit nicht in nichtselbständigem Arbeitsverhältnis gestanden hatten, müssen ihre Lohnsteuerkarte aus dem Jahre 2010 oder eine vom zuständigen Finanzamt erstellte Ersatzbescheinigung vorlegen. Zu den Wiedereinsteigern zählen Arbeitnehmer, die beispielsweise aufgrund von Elternzeit, zusätzlichem Studium oder einer selbständigen Tätigkeit längere Zeit aus dem Beruf waren und nun wieder einsteigen.

Lohnsteuerbescheinigung: Härtefallregelung im Papierverfahren

Bisher bestand die Möglichkeit die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch an das Finanzamt zu übertragen oder aber in Papierversion auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte einzutragen. In diesem Fall gelten folgende Regelungen:

  • Nach Jahresablauf wird die Lohnsteuerkarte dem Arbeitgeber für die Erstellung der Lohnsteuererklärung übergeben.
  • Die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 gelten auch für die Folgejahre bis einschließlich 2013, wenn der Arbeitnehmer schriftlich bestätigt, dass sich die Daten nicht verändert haben.
  • Ändern sich diese Daten, dann muss der Arbeitgeber eine Ersatzbescheinigung über die Lohnsteuermerkmale vorlegen.
  • Auch beim Arbeitgeberwechsel muss dem neuen Arbeitgeber eine Ersatzbescheinigung des Finanzamts vorgelegt werden.

Weitere Information zur rechtlichen Basis, dem technischen Verfahren, den Zuständigkeiten und der Anwendung von ELStAM finden Sie in den weiteren Folgen dieser Reihe.