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Arbeitserleichterung für die Buchhaltung: Rechnungen online verwalten

In Unternehmen, in denen täglich eine Vielzahl an Rechnungen zu schreiben und zu verwalten ist, kann das Rechnungswesen zu einem hohen Kosten- und Personalaufwand führen. Eine Arbeitserleichterung, die auch Kostenvorteile in sich trägt, ist der Online-Dienst  von E-Invoicing-Anbietern, die das vollelektronische Rechnungswesen für Unternehmen flexibler und komfortabler machen. Nach der Registrierung auf einer Online-Plattform kann der Nutzer das Rechnung Schreiben und Verwalten online erledigen, während sich der E-Invoicing-Anbieter um Versand und Empfang der Rechnungen kümmert.

 

Die Vorteile der Online Rechnungsverwaltung

Die Vorteile des vollelektronischen Rechnungswesens bestehen auf zeitlicher und finanzieller Ebene. Der wichtigste Vorteil für Ihre Buchhaltungskraft besteht in der Reduzierung des Arbeitsaufwandes. Denn der Online-Dienst von E-Invoicing-Anbietern erleichtert das Rechnungswesen gleich in mehreren Bereichen. Nutzer können ihren individuellen Briefkopf mit Logo, Adresse und Bankdaten sowie Produkte und Artikel hinterlegen. Wenn sie eine Rechnung online schreiben, müssen nur noch die Daten des Rechnungsempfängers und die Menge der zu zahlenden Produkte und Artikel eingefügt werden. Um den Versand kümmert sich dann der E-Invoicing-Anbieter. Wenn der Rechnungsempfänger ebenfalls den Online-Dienst des E-Invoicing-Anbieters nutzt, wird er per E-Mail über den Rechnungseingang informiert. Wenn der Rechnungsempfänger nicht auf der Online-Plattform registriert ist, erhält er die Rechnung entweder als PDF-Anhang einer E-Mail oder per Post. Neben dem Rechnung Schreiben und Versenden ermöglicht der Dienst von E-Invoicing-Anbietern den Nutzern auch das Empfangen von Rechnungen. Hierfür erhalten sie eine spezifische E-Mail-Adresse, an die auch nicht-registrierte Personen Rechnungen per E-Mail senden können. Alle versendeten und empfangenen Rechnungen sind auf der Online-Plattform gespeichert und werden vom Anbieter bis zu 10 Jahre archiviert. Damit reduziert sich der Aufwand, Rechnungen umständlich zu archivieren und abzuheften.

Der Kostenfaktor

Zum reduzierten Arbeitsaufwand beim Rechnung Schreiben kommen die finanziellen Vorteile des elektronischen Rechnungswesens. Jede Rechnung verursacht Kosten, egal ob beim Rechnung Schreiben und Versenden oder beim Verarbeiten einer Eingangsrechnung. Durch Nutzung des Online-Dienstes eines E-Invoicing-Anbieters kann ein Teil dieser Kosten eingespart werden. An erster Stelle reduzieren sich die Porto-Kosten, wenn die Mehrheit der Rechnungen online oder per E-Mail versendet wird. Durch die Online-Verwaltung kann die Buchhaltungskraft mehr Rechnungen bearbeiten, da sie sich nicht mehr um den Versand der Rechnungen kümmern muss. Auch die Kosten der Archivierung reduzieren sich. Nicht zuletzt kann auf diese Weise Personal eingespart werden bzw. das Personal arbeitet effizienter.

2017-05-22T12:16:49+00:00 18. April 2013|Personalmanagement|0 Kommentare

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