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Agiles Projektmanagement: Mit Scrum und Kanban erfolgreicher umsetzen

Wie verwandelt man Projekte in einen Erfolg? Diese Frage beschäftigt Projektverantwortliche auf der ganzen Welt. Mit dem agilen Projektmanagement scheint auf viele Probleme die Lösung gefunden zu sein. Besonders beliebt: Die Methoden Scrum und Kanban, die agile Prozesse für ideale Bedingungen versprechen. Doch längst nicht in jeder Situation sind beide Instrumente geeignet.

Agiles Projektmanagement: Für eine intensive Zusammenarbeit

Bei diesem Verfahren liegt der Fokus auf der intensiven Zusammenarbeit des Projektteams. Statt langatmigen und ermüdenden Sitzungen werden im Idealfall täglich kurze Meetings abgehalten, die die Teammitglieder motivieren und den Zusammenhalt stärken. Ziel ist, Abweichungen vom Plan und Störungen zeitnah erkennen und gegensteuern zu können. Reibungslose Abläufe sowie die Integration der Kunden stehen im Vordergrund. Diese Grundsätze spiegeln sich sowohl bei Scrum als auch bei Kanban wieder.

Scrum: Der schnelle Sprint zum Zwischenziel

Die Scrum-Methode kennzeichnet sich durch diese Besonderheiten:

  • nur wenige Rollen
  • kurze Meetings mit intensiver Zusammenarbeit (Stand-up-Meetings)
  • interdisziplinär zusammengesetzte Teams, die sich selbst organisieren
  • breite Wissensbasis aus unterschiedlichen Bereichen
  • Verfolgen eines gemeinsamen Ziels, das binnen einer kurzen Zeitspanne erreicht werden muss
  • kleine Teams, bestehend aus fünf bis zehn Mitgliedern
  • verpflichtender Zeitplan
  • Selbstorganisation in Hinblick auf die Aufgabenverteilung
  • selbstständige Arbeitsweise

Zwingend erforderlich – auch in kleinen Teams – ist ein Scrum Master, der als Projektverantwortlicher fungiert. Er mischt sich nicht in die eigentliche Arbeit ein, sondern kümmert sich um den Rahmen. Er ermöglicht dem Team die Arbeit und räumt Hindernisse aus dem Weg. Zudem obliegt es ihm, die Meetings zu leiten, die Teammitglieder bei der Konfliktbewältigung zu unterstützen und die Kontrolle über das Projekt zu behalten.

Die große Herausforderung sind die sogenannten ScrumButs („We use Scrum, but…“). Diese Ausflüchte sorgen dafür, dass das Konzept nicht vollwertig umgesetzt wird und dementsprechend auch die Erfolge ausbleiben:

  • kein Scrum Master, weil das Team vermeintlich zu klein ist
  • tägliche Stand-up-Meetings sind zu aufwändig, einmal pro Woche reicht auch
  • Verlängerung des Sprintziels, weil es nicht rechtzeitig erreicht wird
  • Verzicht auf aufwändige Aufwandsschätzung
  • der Projektmanager verteilt die Aufgaben

Für den Erfolg von Scrum-Teams ist es zwingend erforderlich, dass alle Regeln eingehalten werden. Besonders wichtig sind die täglichen Meetings, die Einhaltung der Rollen im Team, reibungslose Abläufe und die selbstständige Organisation des Teams.

Kanban: Veränderungen im kontinuierlichen Fluss

Das Kanban-System wurde ursprünglich vom Automobilhersteller Toyota entwickelt. Es dient dazu, in einer Organisation Schritt für Schritt kleine Veränderungen herbeizuführen, ohne den Widerstand der Betroffenen zu erwecken. Dabei zerlegt man die Prozesse in winzige, detaillierte Einzelbestandteile. Während man bei Scrum stets an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeitet, ist dies bei Kanban nicht erwünscht. Kanban besteht aus drei Phasen:

  1. Phase: Sondierung
    Alle Teammitglieder müssen sich dessen bewusst sein, dass die Änderung erforderlich ist.
  2. Phase: Engagement
    Das Team entwickelt eine gemeinsame Vision. Es werden messbare Ziele und Aufgaben festgelegt.
  3. Phase: Durchführung
    Die Vision wird in kleinen Schritten nach und nach umgesetzt und anhand der gewählten Messkriterien bewertet.

Durch diese langsame, schrittweise Vorgehensweise sichert sich das Team die Akzeptanz aller Beteiligten. Widerstände werden von vornherein vermieden. Auch bei der Kanban-Methode sind tägliche, kurze Meetings unverzichtbar, um die regelmäßige Abstimmung zu ermöglichen.

Kanban oder Scrum: Welche Methode ist geeignet?

Welches Instrument sich für das agile Projektmanagement eignet, hängt von der individuellen Situation im Unternehmen ab:

  • Scrum: Scrum setzt man ein, wenn Kunden in das Projekt aktiv integriert werden sollen und neben dem Entwicklungsprozess auch die Qualität des Produkts optimiert werden soll. Zudem dient die Methode der Einführung von Projektteams, die sich selbst organisieren.
  • Kanban: Kanban ist die ideale Lösung, wenn bisher trotz klar definierter Aufgaben nicht viel bewegt wurde. Große Veränderungen werden von der Belegschaft und/oder dem Management abgelehnt und blockiert. Auch zuletzt autoritär geführte Teams profitieren von der Methode.

Ob nun Scrum oder Kanban, beide Methoden bringen nur dann spürbare Erfolge, wenn sie ohne Beschneidungen eingesetzt werden. Dies erfordert eine umfangreiche Schulung der beteiligten Personen. Vor dem Einsatz der Instrumente sollten deshalb Seminare für agiles Projektmanagement besucht werden. So lernen die Teammitglieder, wie sie agile Projekte planen, umsetzen und dabei Methoden wie Scrum und Kanban gewinnbringend einsetzen.

2018-01-10T10:46:37+00:00 9. Januar 2018|Personalmanagement|0 Kommentare

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