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Kostengünstig Personal verwalten

Hierzulande unterliegt jeder Arbeitgeber der gesetzlichen Verpflichtung, mit Blick auf eine möglichst hohe Transparenz im Unternehmen Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen durchzuführen. Ganz gleich, ob für KMUs oder große Konzerne: Die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen für jeden einzelnen Mitarbeiter ist mit einem erheblichen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. So geht es nicht allein darum, Monat für Monat die Abrechnungen bzw. die Lohnnachweise für die Mitarbeiter auszudrucken. Auch ist es nicht ohne Weiteres möglich, die steuerlichen und sozialversicherungsspezifischen Gegebenheiten kurzerhand per Knopfdruck zu bearbeiten. Vielmehr geht eine Menge Detailarbeit damit einher. Darüber hinaus fallen immer wieder gesetzliche Neuregelungen oder Veränderungen mit Blick auf personalrechtliche Angelegenheiten an. Da ist es nicht leicht, zu 100 Prozent auf dem Laufenden zu bleiben und wirklich jedes Detail explizit zu berücksichtigen. Für die Mitarbeiter in den Personalabteilungen bedeutet das, möglichst regelmäßig an Schulungen teilzunehmen, um dadurch einen adäquaten Wissensstand zu behalten. Nur so kann gewährleistet werden, dass tatsächlich alles korrekt „über die Bühne geht“ und jede Lohn- und Gehaltsabrechnung gesetzeskonform bearbeitet wird.

Der Steuerberater übernimmt das Prozedere

In Anbetracht der Tatsache, dass die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen derart komplex und umfangreich ist, arbeiten viele Unternehmer mit Steuerberatern zusammen. Sicherlich kann ein Großteil der buchhalterischen Arbeiten vor Ort in den Personalabteilungen erledigt werden. Zu berücksichtigen ist jedoch auch hierbei, dass die Kommunikation zwischen den Sachbearbeitern im Unternehmen und dem Steuerbüro recht zeitaufwendig und kostenintensiv sein kann. Kleine und etliche mittelständische Unternehmen verzichten deshalb gänzlich auf die Beschäftigung von Mitarbeitern in der Personalabteilung. Sie bereiten lediglich die buchhalterischen Aufgaben vor, um diese dann komplett durch den Steuerberater abwickeln zu lassen. Dadurch können Personalkosten eingespart werden. Nicht zu vergessen ist allerdings, dass auch der Steuerberater regelmäßig seine Rechnungen an seine Mandanten schreibt. Deshalb lohnt es sich auch hier, den Rotstift anzusetzen und exakt zu kalkulieren, welche Vorgehensweise die wirtschaftlich sinnvollste ist.

Auf Nummer sicher gehen und Kosten sparen

Eine vielversprechende Methode, um Personalkosten einzusparen und die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen auszulagern, ist die Zusammenarbeit mit Personal- bzw. Lohnbüros. Hier befassen sich erfahrene Buchhalter bzw. Steuerfachangestellte mit der Bearbeitung und Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Dadurch spart der Unternehmer Geld und profitiert überdies von einer beträchtlichen Zeitersparnis. Noch günstiger geht es allerdings, die Abrechnungen mit moderner Software selbst zu erstellen. Diese wird ständig automatisch aktualisiert, sodass die Fehlerquelle „Mensch“ von Anfang an ausgeklammert wird. Moderne Software-Produkte entsprechen in vollem Umfang den Vorgaben des Gesetzgebers, sodass auch hier alles seine Ordnung hat. Die Menüführung ist übersichtlich gestaltet und leicht nachvollziehbar. Selbst Jahre zurückliegende Buchungen sind einfach wieder abrufbar. Transparenz, Effizienz und die Einsparung von Kosten – das sind hierbei die Vorteile, die für den Einsatz einer solchen Software sprechen.

Fazit

Sicherlich ist es bei den meisten Software-Lösungen erforderlich, bestimmte Abläufe manuell einzugeben, wie beispielsweise Kranken- oder Fehltage von Mitarbeitern. Jedoch ist auch dies meist mit nur einem Mausklick möglich. Wie die Erfahrung zeigt, ist es elementar, nicht gleich das erstbeste Software-Angebot in Anspruch zu nehmen. Denn hinsichtlich des Leistungsportfolios und der Funktionalität unterscheiden sich die modernen Produkte oft erheblich. Es ist daher ratsam, bei der Auswahl mit Bedacht vorzugehen, um so zu verhindern, dass die Software am Ende doch nicht das hält, was der Hersteller verspricht.

2018-09-19T10:37:29+00:00 23. Januar 2018|Personalmanagement|0 Kommentare

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