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Im Personalwesen Zeit einsparen: Arbeitsprozesse überdenken und optimieren

Personaldaten eingeben, Arbeitszeiten manuell ausrechnen, Berichte verfassen und Urlaubsanträge verwalten – im HR-Bereich geht mancherorts wertvolle Zeit verloren. Diese Auflistung zeigt, an welchen Stellen Zeitfresser lauern und wie man im Personalwesen Zeit einsparen könnte.

„Zettelwirtschaft“ und Papierkram reduzieren

So mancher Personaler erfasst die Arbeitszeiten noch mit klassischen Stempelkarten und rechnet dann per Hand die Ergebnisse aus. Diese Daten werden sodann in das Abrechnungsprogramm eingetragen. Ähnlich verhält es sich mit Urlaubsanträgen in Papierform, die anschließend vom zuständigen Personalmitarbeiter in den Computer eingetippt werden. Diese Routineaufgaben der Zeiterfassung und Urlaubsplanung lassen sich durch den Einsatz spezieller Softwarelösungen automatisieren.

Unnötige Tätigkeiten von der Arbeitsliste streichen

Ein Blick in die Personalabteilungen zeigt, dass vielerorts regelmäßig Berichte ausgearbeitet werden, die ungelesen bleiben. Bei anderen Ausarbeitungen wie Power Point Präsentationen für interne Meetings und Zwischenzeugnissen ist zu hinterfragen, ob sich der hohe Arbeitsaufwand lohnt. Eventuell könnte man diese Tätigkeiten von der Arbeitsliste streichen, ohne dass daraus ein Nachteil erwächst.

Dokumentenablage hinterfragen

Werden HR-Unterlagen neben der digitalen Archivierung zusätzlich auch ausgedruckt und in Ordnern abgelegt, stellt dies einen unnötigen Zeitfresser dar.

Doppelte Dateneingabe verhindern

Zeitkiller existieren außerdem dort, wo verschiedene HR-Softwaresysteme unabhängig voneinander arbeiten, ohne dass sie durch eine Schnittstelle verbunden wären. In diesem Fall verlieren Personalmitarbeiter wertvolle Zeit, weil sie identische Daten mehrfach eingeben müssen. Hier schaffen ganzheitliche Personalmanagement-Systeme Abhilfe, die alle relevanten HR-Daten des Unternehmens in einer Datenbank speichern.

Zeitintensive Personalaufgaben an Experten auslagern

Personalaufgaben, die viel Zeit kosten, aber wenig Wertschöpfung bringen, könnten an externe Fachexperten ausgelagert werden. Durch Outsourcing ließe sich beispielsweise das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Lohnabrechnung optimieren und die Mitarbeiter hätten mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Software als technisches Hilfsmittel installieren

Im Personalwesen fließt sehr viel Zeit in das Ausstellen von Bescheinigungen aller Art. Mittlerweile gibt es einige Personalmanagement-Software-Lösungen, die die Verwaltung von Daten und das Verfassen von Berichten vereinfachen. Die Digitalisierung bietet vor allem in diesen Bereichen zeitliches Einsparpotential:

  • Personal- und Stellenplanung
  • digitale Personalakte (Daten, Termine und Fristen verwalten)
  • Lohnbuchhaltung und Entgeltabrechnung
  • Reisekostenabrechnung
  • Urlaubsplanung
  • Zeiterfassung (Arbeitszeit und Abwesenheitszeiten aufzeichnen)
  • Rekrutierung

Personalmitarbeiter mit dem IT-System vertraut machen

Das beste HR-Management-System nützt nichts, wenn es die Mitarbeiter der Personalabteilung nicht bedienen können. In diesem Fall weichen Personaler auf herkömmliche Instrumente wie Excel aus, um Aufgaben auszuführen, die sich mit Komplettlösung schneller erledigen ließen. Dieser Zeitfresser lässt sich durch regelmäßige Mitarbeiterschulungen beseitigen.

Zeitintensive Arbeitsabläufe überdenken

Es gibt zeitraubende Tätigkeiten, die sich weder automatisieren noch von der Arbeitsliste streichen lassen. Hier kann es hilfreich sein, die Arbeitsabläufe kritisch zu betrachten und zu überlegen, ob man die Prozesse effizienter gestalten und vereinfachen kann.

Aufgaben definieren und sinnvoll aufteilen

Zeitverschwendung im HR-Bereich kann auch daraus resultieren, dass die zu erledigenden Aufgabenbereiche nicht sinnvoll definiert sind. Hier geht es insbesondere darum, zusammenhängende Tätigkeiten an einer Stelle zu erledigen und das doppelte Ausführen von Arbeiten durch eine klare Aufgabenverteilung zu verhindern.

2018-01-25T19:14:13+00:00 27. Januar 2018|Personalmanagement|0 Kommentare

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