Dürfen Arbeitgeber die E-Mails ihrer Mitarbeiter lesen, wenn sie aus einem betrieblichen E-Mail-Account stammen? Unternehmen sind daran interessiert, zu erfahren, ob Mitarbeiter den dienstlichen E-Mail-Zugang missbräuchlich nutzen. Dies betrifft insbesondere eine unverhältnismäßige private Nutzung während der Arbeit oder die Weiterleitung von sensiblen Geschäftsdaten an Dritte. Auch wenn ein Mitarbeiter abwesend ist, kann es erforderlich sein, auf die E-Mails zuzugreifen, um die geschäftliche Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern fortzusetzen.

Datenschutzaufsichtsbehörde: Arbeitgeber darf E-Mails nicht lesen

Besonders prekär ist die Situation, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeitern die Privatnutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts gestattet hat. In diesem Fall ist laut Ansicht der Datenschutzaufsichtsbehörden das Fernmeldegeheimnis anwendbar und der Arbeitgeber gilt als Diensteanbieter. Demnach darf der Arbeitgeber laut Telekommunikationsgesetz (TKG) das dienstliche E-Mail-Postfach nicht einsehen, wenn er dem Mitarbeiter die Privatnutzung gewährt hat.

Für den Zugriff auf den E-Mail-Account gibt es keine Rechtfertigung, wenn der Mitarbeiter abwesend ist. Das Kontrollieren des E-Mail-Accounts kann dem Fernmeldegeheimnis widersprechen und eine Strafbarkeit nach § 206 Absatz 1 StGB begründen. Außerdem stehen erhebliche Bußgelder im Raum.

LG Erfurt: Fernmeldegeheimnis doch nicht anwendbar?

Das Landesgericht Erfurt vertrat jüngst eine andere Rechtsauffassung und beantwortete die Frage, ob das Fernmeldegeheimnis bei Privatnutzung anwendbar ist, mit Nein (Urteil des LG Erfurt vom 28. April 2021, Az. 1 HK O 43/20). Demnach gelten für die Überprüfung des E-Mail-Accounts durch den Arbeitgeber lediglich die Datenschutzvorgaben der DSGVO und des BDSG. Auf dieser Grundlage könne der Arbeitgeber beispielsweise auf das E-Mail-Postfach zugreifen, wenn die E-Mails für die geschäftliche Kommunikation benötigt werden oder ein strafrechtlicher Verdacht gegenüber dem Betroffenen besteht.

Nach dieser Rechtsprechung ist der Zugriff auf die E-Mails allerdings nur dann rechtmäßig, wenn der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit erfüllt ist. Es muss daher eine Abwägung zwischen dem Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters und dem Interesse des Arbeitgebers auf Datennutzung erfolgen. Den Mitarbeiter total zu überwachen, wäre nicht verhältnismäßig und somit rechtswidrig.

Hierbei ist der Grundsatz der Datenminimierung nach der DSGVO zu berücksichtigen. Demnach darf der Arbeitgeber nur auf jene Daten zugreifen, die erforderlich sind, um den Tatverdacht zu klären oder um dienstliche Aufgaben während einer Mitarbeiterabwesenheit wahrzunehmen.

Diese Rechtsauffassung des LG Erfurt, wonach der Arbeitgeber nicht als Dienstanbieter einzustufen sei, hatten bereits einige andere Gerichte zuvor vertreten. Allerdings gibt es dazu weder ein höchstrichterliches Urteil noch ein Gesetz. Auch das neu erlassene TTDSG klärt diesen Punkt nicht, sondern übernimmt nur die alte unklare Regelung des TKG.

Verbot zur Privatnutzung: auf Nummer sichergehen

Bis diese strittige Frage durch eine gesetzliche Regelung oder höchstrichterliche Entscheidung geklärt ist, sind Arbeitgeber gut beraten, ihren Mitarbeitern die Privatnutzung dienstlicher E-Mail-Accounts zu verbieten. Demnach dürfen sie in gerechtfertigten Ausnahmefällen in das E-Mail-Postfach einsehen, ohne dass die Betroffenen einwilligen.

Strittig ist die Situation, wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung gestattet. In diesem Fall sollte das Unternehmen die Zustimmung des Mitarbeiters einholen, um keine unliebsamen Konsequenzen zu riskieren. Dazu gehören Rechtsstreitigkeiten vor dem Arbeitsgericht und ordnungsrechtliche Folgen durch die Datenschutzaufsichtsbehörde.

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