Compliance bezeichnet die Regeltreue von Unternehmen und damit den Umstand, dass die Akteure in einer Organisation Gesetzesvorschriften, Richtlinien und ethische Standards einhalten. Es geht darum, einen fairen Umgang miteinander zu pflegen, Regeln zu beachten und bestimmte Verhaltensrichtlinien zu erfüllen.

Welche Aufgaben übernehmen HR-Mitarbeiter in der Compliance?

Der HR-Abteilung fallen bei der Compliance wichtige Aufgaben zu:

  • Compliance-Richtlinien formulieren
  • Verhaltenskodex einführen und umsetzen
  • Compliance-Kultur schaffen
  • Kultur durch Trainings und Workshops wahren
  • Konsequenzen und Sanktionen bei Verletzung der Compliance-Richtlinien umsetzen (= Sanktionen- und Konsequenzen-Management)
  • Verletzungen von Gesetzesvorschriften und Richtlinien in der HR-Abteilung aufdecken und ahnden
  • Durch rechtschaffenes Verhalten Vorbildrolle einnehmen

Diese Aufgaben sollten die Mitarbeiter der Personalabteilung in enger Abstimmung mit der Rechtsabteilung und den Führungskräften ausführen.

Grundlagen einer erfolgreichen Compliance-Arbeit

Beim Compliance-Management geht es darum, Richtlinien zu erstellen, eine entsprechende Compliance-Kultur zu errichten, einen Verhaltenskodex einzuführen, als Vorbild zu agieren und Verstöße gezielt zu sanktionieren.

1. Unternehmenswerte

Die Basis bilden die Werte des Unternehmens, die Führungskräfte gemeinsam mit den Mitarbeitern der HR- und der Rechtsabteilung erarbeiten und festlegen. Um eine gute Compliance-Kultur im Unternehmen zu verankern, ist es erforderlich, dass Führungs- und Fachkräfte dieselbe vorleben und diese Werte an die Mitarbeiter weitergeben.

2. Regelmäßige Workshops, Trainings & Co.

Dafür bieten sich regelmäßig stattfindende Workshops, Trainings und Weiterbildungsprogramme an, die sich gezielt dem Thema Compliance widmen.

3. Umgang mit unredlichem Verhalten

Im Vorfeld ist zu entscheiden, ob die Führungskräfte unredliches und unrechtes Verhalten tolerieren. Wenn dies zutrifft, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sich Mitarbeiter unethisch verhalten. Um dies zu verhindern, ist es wichtig, verbindliche Compliance-Regeln aufzustellen, die für die Betroffenen nachvollziehbar sind.

4. Fehlerkultur

Wenn Mitarbeiter die Chance haben, eigene Fehler einzugestehen und daraus zu lernen, können sie sich fachlich und persönlich weiterentwickeln. Im Idealfall gibt es eine Kultur im Unternehmen, die auf gegenseitigem Vertrauen basiert und Fehler zulässt. Die Mitarbeiter sollten die Möglichkeit erhalten, falsches Verhalten offen anzusprechen und Verstöße zu melden.

5. Anonyme Hinweisgeberdatenbank

Dafür bietet sich eine anonyme Hinweisgeberdatenbank an, über die Mitarbeiter Regelverstöße diskret melden können. Ein hoher Grad an Anonymität sorgt dafür, dass die Verantwortlichen Verfehlungen schnell aufklären und beheben, bevor es zu Rechtsverstößen kommt. Es geht darum, problematische Situationen frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Dies betrifft Umweltstandards und Datenschutzbestimmungen ebenso wie Wettbewerbsregeln, Vergaberichtlinien und Korruption.

6. Risiken vermeiden

Die HR-Abteilung steht auch vor der Herausforderung, sich mit den Risiken in der eigenen Abteilung zu beschäftigen und diese im Vorfeld einzudämmen. Dabei geht es insbesondere um diese sensiblen Themen:

  • Wie geht man mit Bestechlichkeit um?
  • Wie können die HR-Mitarbeiter die Prozesse im Personalwesen fair und transparent gestalten?
  • Wie lassen sich die Werte des Unternehmens kommunizieren und vorleben?
  • Halten sich die Arbeitskollegen der HR-Abteilung an den Verhaltenskodex?

Im Idealfall schafft die HR-Abteilung die Voraussetzung dafür, unethisches Verhalten bereits vorab zu vermeiden. Außerdem muss sie, falls es in den eigenen Reihen zu Verhaltensverstößen kommt, angemessen dagegen vorgehen.

Dies sind einige Voraussetzungen, um eine gute Compliance-Arbeit im Unternehmen umzusetzen.