Bei Firmenevents und Feiern entstehen oftmals Mitarbeiterfotos. Wenn Unternehmen Fotos oder Videos von Mitarbeitern anfertigen und veröffentlichen möchten, sind die Vorschriften zum korrekten Umgang mit personenbezogenen Daten zu beachten. Bei Verstößen drohen nachlässigen Arbeitgebern Schadenersatzklagen.

Einwilligung für Foto- und Videoaufnahmen einholen

Deshalb sollten Unternehmen solche Foto- und Videoaufnahmen nur dann nutzen, wenn die betroffenen Mitarbeiter eingewilligt haben. Für die Einwilligung von Mitarbeiterfotos sind gemäß DSGVO diese Vorgaben zu beachten:

  • Freiwilligkeit: Die Einwilligung in die Mitarbeiteraufnahmen muss freiwillig erfolgen. Der Arbeitgeber darf nicht den Eindruck erwecken, dass Mitarbeitenden im Unternehmen Nachteile drohen würden, wenn sie die Fotos ablehnen. Dies würde gegen das gesetzlich verankerte Kriterium der Freiwilligkeit verstoßen. Das Unternehmen sollte darauf hinweisen, dass keine nachteiligen Folgen drohen, wenn der Mitarbeiter nicht einwilligt.
  • Zeitliche Vorgabe: Der Mitarbeiter muss vor der Veröffentlichung der Mitarbeiterfotos einwilligen. Die nachträgliche Zustimmung ist nicht ausreichend.
  • Umfang der Nutzung klar definieren: Wenn das Unternehmen die Mitarbeiterfotos auf seiner Website oder in sozialen Medien nutzen möchte, sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, über jede Kategorie separat zu entscheiden. Es bleibt den Beschäftigten überlassen, ob und welchem Verwendungszweck sie zustimmen möchten. Dies garantiert auch einen transparenten Umgang.
  • Schriftlichkeit: Der Mitarbeiter sollte die Einwilligung mit Unterschrift bestätigen (§ 26 Absatz 2 Satz 3 DSGVO).
  • Widerrufsmöglichkeit: Die Beschäftigten sollten die Möglichkeit erhalten, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Arbeitgeber muss die Betroffenen über die Widerrufsmöglichkeit aufklären.

Die Mitarbeitenden sollten ihre Einwilligung unabhängig vom Arbeitsvertrag erteilen. Im Idealfall willigen sie einige Tage vor oder nach Vertragsabschluss ein. Dies kann beispielsweise im Rahmen des Onboardings geschehen.

Veröffentlichung im Intranet

Im Internet veröffentlichte Aufnahmen gelten jedenfalls als öffentlich. Wie die Nutzung im Intranet einzustufen ist, ist hingegen umstritten. Allerdings steht fest, dass für die Mitarbeitenden erkennbar sein muss, wie und wofür der Arbeitgeber die Aufnahmen nutzen möchte. Letztlich kann der Beschäftigte auch bei der Nutzung im Intranet nicht beeinflussen, wer diese Fotos zu Gesicht bekommt. Deshalb sollten Arbeitgeber auch beim Intranet die strikten Vorgaben des Datenschutzrechts anwenden und die dort veröffentlichten Aufnahmen als öffentlich einstufen. Das bedeutet, dass eine schriftliche Einwilligung in die Nutzung der Mitarbeiterfotos einzuholen ist.

Die Datenschutzbestimmungen sind auch im Falle ehemaliger Mitarbeiter zu beachten. Wenn frühere Mitarbeiter auf Fotos zu sehen sind, die das Unternehmen nutzen möchte, muss ist die Einwilligung dieser Betroffenen einzuholen.