Arbeitgeber und Arbeitnehmer können eine Rückzahlungsklausel vereinbaren, die den Mitarbeiter dazu verpflichtet, spezielle Arbeitgeberleistungen (beispielsweise Fortbildungskosten, Weihnachtsgeld und Boni) zurückzuzahlen, wenn das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Zeitpunkt aufgelöst oder gekündigt wird. Doch was ist dabei zu beachten?

Rückzahlungsvereinbarungen: strenge Voraussetzungen

Rückzahlungsklauseln müssen laut Rechtsprechung strenge Voraussetzungen erfüllen, um zulässig zu sein. Sie sind nur dann rechtmäßig, wenn sie sich auf freiwillige Arbeitgeberzuwendungen beziehen, auf die der Mitarbeiter keinen Rechtsanspruch hat. Solche Leistungen können arbeitsvertraglich, per Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung gewährt werden.

Arbeitsvertragliche Rückzahlungsklausel: Inhaltskontrolle

Wenn Rückzahlungsvereinbarungen im Arbeitsvertrag festgeschrieben sind, gilt eine strenge Inhaltskontrolle durch die Gerichte auf Basis der §§ 305ff BGB.

  • Rückzahlungsvereinbarungen müssen klar und verständlich abgefasst sein (andernfalls gelten sie aufgrund unklarer Formulierungen als unwirksam)
  • Klauseln dürfen nicht an versteckter Stelle stehen
  • Vertragsbindung muss zur erhaltenen Vergünstigung in einem angemessenen Verhältnis stehen, um nicht die Berufsfreiheit des Mitarbeiters zu verletzen (Artikel 12 Grundgesetz) und denselben unangemessen zu benachteiligen (§ 307 Absatz 1 Satz 1, Absatz 2 BGB)
  • Bindungsdauer benennen (Bis zu welchem Termin gilt die Rückzahlungsverpflichtung? In welchem Zeitraum verringert sich der zurückzuzahlende Betrag pro Monat der Laufzeit?)
  • Bedingungen der Rückzahlung müssen genau formuliert sein: Im Falle einer betriebsbedingten Kündigung und gegebenenfalls auch bei einer personenbedingten Kündigung des Arbeitgebers scheidet eine Rückzahlungsklausel für Fortbildungskosten aus

Bei tarifvertraglichen Rückzahlungsvereinbarungen gelten weniger strenge Maßstäbe, weil die Vertragsparteien in diesem Fall als gleichberechtigte Partner einzustufen sind. Laut BAG-Rechtsprechung ist beispielsweise eine tarifvertragliche Rückzahlungsvereinbarung mit einer Stichtagsregelung zulässig.

Rückzahlungsvereinbarung für Fortbildungskosten

Die vom Arbeitgeber übernommenen Fortbildungskosten sind dem Grunde und der Höhe nach zu nennen. Im Idealfall werden sie einzeln aufgelistet, wie beispielsweise:

  • Lehrgangsgebühren
  • Gehaltsfortzahlung während Freistellung
  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Lehrmittel

Regelmäßig wird eine Bindungsfrist festgelegt, die den Mitarbeiter dazu verpflichtet, das Arbeitsverhältnis mindestens ein, zwei oder drei Jahre nach dem Ende der Fortbildung aufrechtzuerhalten. Mehr als fünf Jahre werden in der Praxis nicht vereinbart.

Bindungsfrist

Eine wirksame Rückzahlungsklausel darf den Mitarbeiter nicht übermäßig lange an den Arbeitgeber binden. Laut Rechtsprechung sind die Lehrgangsdauer, die Höhe der vom Arbeitgeber erstatteten Fortbildungskosten und die Frage, ob sich wegen der Fortbildung langfristige Vorteile für den Mitarbeiter ergeben, für die Wirksamkeit relevant.

Im Falle einer Fortbildungsmaßnahme, die mit einer bezahlten Freistellung verbunden ist, haben sich in puncto Bindungsfrist diese zeitlichen Richtlinien entwickelt:

  • zweimonatige Ausbildung: maximal einjährige Bindung
  • drei bis vier Monate Ausbildungsdauer: zweijährige Bindung
  • Ausbildung mit sechs bis zwölf Monaten: maximal dreijährige Bindung
  • Ausbildungsdauer von mehr als zwei Jahren: höchstens fünf Jahre

Diese Richtlinien betreffen nur den Regelfall (die Ausbildungskosten sind weder außergewöhnlich hoch noch außergewöhnlich niedrig und auch die Vorteile für den Mitarbeiter bewegen sich im Mittelmaß).

Rückzahlungssumme

Die Rückzahlungssumme wird regelmäßig mit zunehmender Dauer der Vertragsbindung niedriger. Zu Beginn besteht sie in vollem Umfang, um dann kontinuierlich zu sinken.

Beispiel: Fortbildungskosten von 20.000 Euro, Bindungsfrist: 24 Monate

Rückzahlungssumme nach Ablauf eines Jahres: 10.000 Euro

Rückzahlungssumme nach Ablauf von 18 Monaten: 5.000 Euro

Gründe für Nichtablegen der Prüfung

Während der Ausbildungsdauer ist eine Rückzahlungsverpflichtung nicht zulässig. Auch die Bedingungen sind genau zu definieren. Eine Rückzahlungsverpflichtung, die sich auf das wiederholte Nichtabsolvieren einer Prüfung bezieht, ist unzulässig, wenn nicht danach unterschieden wird, warum der Mitarbeiter nicht an der Prüfung teilgenommen hat. Dies ergibt sich aus der BAG-Rechtsprechung.