Viele Führungskräfte bemängeln, dass ihre tägliche Arbeit zu wenig produktiv abläuft. Sie werden häufig gestört und aus ihren Arbeitsabläufen gerissen oder mit unnötig langen Besprechungen „gequält“. Doch was viele noch nicht erkannt haben: Ein Großteil ihrer ineffizienten Arbeitsweise resultiert aus den eigenen schlechten Angewohnheiten. So manche Überstunde würde entfallen, wenn Sie es schaffen, sich ihrer zu entledigen.

#1: Schwierigkeiten mit der Priorisierung

Wenn Sie zu viele Tasks auf Ihrer To-Do-Liste haben, können Sie keine davon wirklich richtig erledigen. Entscheiden Sie sich stattdessen für die Aufgaben, die Ihnen am wichtigsten erscheinen. Den Rest delegieren Sie oder ignorieren ihn.

#2: Multitasking funktioniert meist nicht

Auch wenn das weitverbreitete Klischee besagt, dass Frauen gut in Multitasking sind – die Mehrzahl der Männer und Frauen beherrscht es nicht. Nur etwa 2 Prozent der Bevölkerung sind in der Lage, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun – alle anderen tun dies zwar auch, machen es dann aber durch die Teilung der Aufmerksamkeit auf zwei Aufgaben auch nur halb so gut und effizient.

#3: Spontanes Surfen

Vielleicht kennen Sie das: Wann immer Sie eine spontane Frage „quält“, googlen Sie sofort nach der Antwort. Dies kostet Sie aber nicht nur wertvolle Zeit, sondern bringt Sie meist auch nicht weiter. Besser: Notieren Sie die Fragen auf einem Zettel. Interessieren Sie sie später immer noch, suchen Sie alle Antworten geballt. Meist werden Sie es aber schon wenige Minuten später wieder vergessen haben.

#4: Wichtige Aufgaben auf später verschieben

Beginnen Sie öfters den Tag mit einfachen Aufgaben, um gut hineinzukommen? Genau darin liegt der Fehler, denn nicht nur Ihre Aufmerksamkeitsspanne lässt im Laufe des Tages nach, auch Ihre Willenskraft, um die unliebsamen Aufgaben doch noch zu erledigen. Nehmen Sie deshalb besser die wichtige Arbeit zuerst in Angriff.

#5: Ständiges Checken der E-Mails

Lauern Sie auf jede neue E-Mail und beantworten sie sofort? Dies kostet Sie jedes Mal deutlich mehr Zeit als nur die reine Antwort. Deshalb: Schließen Sie Ihr E-Mail-Postfach und beantworten Sie eingehende Nachrichten nur zu festen Terminen, z. B. um 8.00 Uhr, um 11.00 Uhr und noch einmal um 16.00 Uhr.

#6: Falsche Planung

Auch eine falsche Planung kann Sie in Ihrer Effizienz blockieren. Ist der ganze Tag minutiös durchgeplant, bringen Sie schon die kleinsten Abweichungen, die unweigerlich auftreten, aus dem Takt. Es reicht völlig, vier bis fünf Stunden pro Tag zu verplanen – den Rest sollten Sie freihalten. Aber: Auch das andere Extrem, zu wenig Planung, ist nicht der richtige Weg. So verlieren Sie den Überblick darüber, was wichtig ist.

#7: Perfektionismus

Schon bei Grundschülern in der ersten oder zweiten Klasse wird es bemängelt, wenn ein Kind Aufgaben zwar gründlich und korrekt ausführt, dafür dann aber viel zu lange braucht. Dies hat auch einen Grund: Der Mehrwert eines übersteigerten Perfektionismus hält sich in Grenzen, aber der Zeitverlust ist enorm. Dasselbe lässt sich auch auf den Alltag von Führungskräften übertragen: Verlieren Sie sich zu oft in winzigen Details, verlieren Sie den Blick für das Ganze und eigentlich ebenfalls wichtige Aufgaben können aus Zeitmangel nicht erledigt werden.

Whitepaper zum Thema