Immer wieder kommt es vor, dass Arbeitnehmer gerne einen Blick in ihre Personalakte werfen wollen, beispielsweise um zu prüfen, ob eine zur Akte genommene Personalnotiz rechtens ist. Und das dürfen sie auch, denn § 83 Abs. 1 BetrVG sichert jedem Arbeitnehmer das Recht zu, auch ohne Grund Einsicht in die Personalakte zu nehmen. Dieses Recht hat aber auch Grenzen, wie jetzt ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts zeigte.

Der Fall: Rechtsanwältin will Personalakte einsehen

Der Kläger war bei seinem Arbeitgeber als Lagerist beschäftigt. Nachdem er von seinem Vorgesetzten ermahnt worden war, forderte er die Einsicht in seine Personalakte an. Er wollte herausfinden, ob sich in seiner Akte unzulässige Inhalte befanden. Problematisch war nur, dass er zu diesem Termin seine Rechtsanwältin hinzuziehen wollte.

Der Arbeitgeber verweigerte der Anwältin den Zutritt und verwies dabei auf sein Hausrecht. Um dem Arbeitnehmer aber zu ermöglichen, die gewünschte Prüfung vornehmen zu können, erlaubte er ihm, die benötigten Dokumente aus der Personalakte zu kopieren. Der Arbeitnehmer klagte seinen vermeintlichen Anspruch ein – und scheiterte damit in allen drei Instanzen.

Das Urteil: Kopien reichen

Nachdem bereits das zuständige Arbeits- und Landesarbeitsgericht das Begehren des Klägers abgelehnt hatten, wies auch das BAG die Klage ab (Urteil vom 12. Juli 2016, Az. 9 AZR 791/1). Die Richter gingen davon aus, dass der Arbeitgeber bereits eine Prüfmöglichkeit eingeräumt hatte, indem er dem Arbeitnehmer die Anfertigung von Kopien erlaubte. Die Rechtsanwältin konnte so auf die Schriftstücke zurückgreifen und prüfen, ob ein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte oder eine Korrektur bestand. Die Richter konnten aber weder eine gesetzliche Grundlage für einen möglichen Rechtsanspruch auf Hinzuziehen eines Anwalts finden noch hielt es die Begleitung durch die Rechtsanwältin für notwendig.

Einsicht in die Personalakte: Was Sie wissen sollten

In Bezug auf die Einsichtnahme in die Personalakte sollten Sie die folgenden Fakten kennen:

  • Der Arbeitnehmer braucht keinen Grund, um die Personalakte einzusehen.
  • Er darf sich von einem Betriebsratsmitglied begleiten lassen.
  • Der Arbeitgeber muss Kopien nicht zwingend gestatten.
  • Der Arbeitnehmer darf die Einsichtnahme verlangen, hat aber kein Recht auf eine sofortige Einsicht.
  • Es dürfen dem Arbeitnehmer keine Kosten für die Einsicht in die Akte entstehen.
  • Bevollmächtigte Dritte dürfen anstelle des Arbeitnehmers Einsicht nehmen, sofern er selbst dazu nicht in der Lage ist (z. B. krankheitsbedingt) oder den Inhalt nicht verstehen würde (z. B. geistig behinderte Mitarbeiter).

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