Dies ist Teil von 6 der Serie Dienstwagenbesteuerung

Der Aufwand für das Fahrzeug wird grundsätzlich aus den geleisteten Kilometern des Wagens und den für die Fahrzeugnutzung entstandenen Gesamtkosten ermittelt. Und genau aus diesem ermittelten Kilometersatz ergibt sich die Basis, die für die Berechnung des geldwerten Vorteils erforderlich ist. Die Buchführung benötigt für die Ermittlung der Gesamtkosten des Fahrzeugs nämlich die real anfallenden Kosten, die sich aus der Fahrzeughaltung ergeben.

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Ermittlung der Gesamtkosten

Hierfür werden zunächst einmal die Gesamtkosten, die für das Fahrzeug im Jahr anfallen, ermittelt. Dazu gehören alle Nettoaufwendungen und Abschreibungen zuzüglich der hierauf anfallenden Mehrwertsteuer. Dazu werden alle Nettoaufwendungen addiert, die ohne Mehrwertsteuer anfallen.

Im weiteren Schritt werden die gefahrenen Kilometer für das gesamte Jahr errechnet, die vom Tacho abgelesen und dokumentiert werden sollen. Nun werden aus den gefahrenen Kilometern die Gesamtkosten ermittelt, die sich aus der Nutzung ergeben haben, und daraus die Kosten für jeden gefahrenen Kilometer errechnet.

Ermittlung des geldwerten Vorteils

Erst im letzten Schritt erfolgt dann die Ermittlung des tatsächlich entstandenen geldwerten Vorteils. Zu diesem Zweck werden nun alle privat gefahrenen Kilometer errechnet, zu denen auch die Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung gehören. Die Kilometer werden nun mit dem errechneten Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer multipliziert. Hiervon wird dann der jährlich zu versteuernde geldwerte Vorteil abgezogen. Dieser wird durch zwölf Monate dividiert und man erhält so den monatlichen geldwerten Vorteil, der sich aus der Privatnutzung des Dienstwagens ergibt. Reparaturkosten in Verbindung mit dem Dienstwagen, beispielsweise bedingt durch entstandene Unfälle im vergangenen Jahr, müssen dabei auch berücksichtigt werden.

Abschreibung von Dienstwagen

Bei den Abschreibungen sollte darauf geachtet werden, dass wirklich alle Anschaffungskosten – inklusive Umsatzsteuer – eingerechnet werden. Auch nicht abziehbare Vorsteuerbeträge gehören zur Berechnung der Abschreibungen. Für die Abschreibung ist es wichtig zu wissen, dass Finanzverwaltungen bei der Abschreibung von Pkw einheitlich vorgehen und hier eine Nutzungsdauer von sechs Jahren ansetzen.

Lediglich für die Berechnung des geldwerten Vorteils eines Mitarbeiters kann eine Nutzungsdauer bzw. Abschreibung von acht Jahren als Grundlage für die Berechnung gewählt werden – und das unabhängig von der Tatsache, dass genau dasselbe Fahrzeug vom Arbeitgeber mit lediglich sechs Jahren berechnet bzw. abgeschrieben werden kann. Hier weichen innerhalb ein und desselben Abschreibungsobjektes die Zeiträume für die Abschreibung voneinander ab. Für ein Gebrauchtfahrzeug wird dann eine entsprechende Restnutzungsdauer nach dem gleichen Prinzip ermittelt.

Leasing

Bei einem Leasingfahrzeug werden anstelle der jährlich anfallenden Aufwendungen die Leasingraten für die Berechnung genutzt. Dazu gehören dann natürlich auch eventuelle Leasingsonderzahlungen, die bei Vertragsabschluss vom Leasingnehmer, also dem Unternehmen, geleistet wurden. Die Leasingsonderzahlung wird allerdings ausschließlich im Jahr der Zahlung berücksichtigt. Sie kann nicht über die gesamte Leasingdauer verteilt werden.

Kostenarten, die zu den Gesamtkosten gehören

Unter anderem werden folgende Positionen in die Gesamtkosten einberechnet:

  • benötigtes Benzin und Öl
  • neue Reifen
  • Wagenwäsche
  • Mautgebühren
  • Kfz-Steuer
  • Kfz-Versicherung
  • Parkgebühren
  • Garagenmiete
  • Reparaturen
  • Kosten für Haupt- und Abgasuntersuchung

Bei einer Vorsteuerabzugsberechtigung des Unternehmens können die Arbeitgeber auch die anfallende Mehrwertsteuer, die sich auf die Gesamtkosten ergibt, einberechnen. Diese Regelung ist gültig für die laufenden Betriebskosten als auch für die Abschreibung. Fiktive Mehrwertsteuer ist hiervon natürlich ausgeschlossen, denn es darf nur die Aufwendung um die jeweilige Mehrwertsteuer erhöht werden, die dann letztlich vom Unternehmen auch real entrichtet wurde. Das gilt besonders dann, wenn ein Gebrauchtfahrzeug von einer Privatperson angekauft wurde und somit keine Mehrwertsteuer darauf entrichtet wurde.

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