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Erste eigene Mitarbeiter – das ist zu beachten

Die ersten eigenen Mitarbeiter einstellen, das ist bei vielen jungen Unternehmern das absolute Traum-Ziel nach dem Erfolg der eigenen Idee. Was viele allerdings unterschätzen, sind die damit verbundenen Pflichten von Seiten des Arbeitgebers aus. Was ist dabei zu beachten, besonders im Vorfeld? Welche Vorbereitungen müssen getroffen werden? Und welche Verwaltungsaufgaben stehen bei neuen Mitarbeitern an?

Beschäftigungsart klären

Gerade bei jungen Unternehmen oder Start-Ups ist es wichtig, genau zu klären, welche Anstellungsformen überhaupt möglich sind. Oftmals sind die finanziellen Mittel für Mitarbeiter beschränkter als bei großen, etablierten Firmen. So bietet sich beispielsweise gerade eventuell Teilzeit- statt einer Vollzeitbeschäftigung an. Daneben gibt es in Deutschland unter anderem diese Beschäftigungsarten:

  • Freelancer: Diese werden in der Regel mit einem festgelegten Stundensatz abgerechnet und können gerade in Arbeitsspitzen Aufgaben übernehmen. Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass der Freiberufler nicht in die Scheinselbstständigkeit gerät.
  • Kurzfristige Beschäftigte: Saisonarbeiter können ebenfalls bei Engpässen eingesetzt werden. Diese dürfen allerdings nur befristet beschäftigt werden und das an insgesamt 70 Tagen pro Jahr. Sie werden ebenfalls per Stundenlohn abgerechnet.
  • Minijobber: Dieser darf maximal 450 Euro pro Monat verdienen. Dazu kommt der Arbeitnehmeranteil an Renten- und Krankenversicherung. Dieses Modell passt also in der Regel nicht so sehr zu klassischen Unternehmen.

Generell sollte bei dem Thema Beschäftigungsart auf jeden Fall der Steuerberater mit ins Boot geholt werden. Dieser kann ausführlich beraten und hat im Idealfall auch einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens. Arbeitgeber sollten im Hinterkopf behalten, dass nicht nur das Gehalt, sondern auch die Abgaben an Kranken-, Sozial- und Pflegeversicherung pro Mitarbeiter fällig werden.

Lohnabrechnung richtig bewerkstelligen

Ein weiterer Aspekt, über den sich Arbeitgeber schon im Vorfeld Gedanken machen sollten, ist die Lohnabrechnung. Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen mit wenigen Angestellten wird sie entweder ausgelagert oder intern abgewickelt. Bei letzterem zählt heute die passende Lohnabrechnungssoftware, die viel Arbeit und Zeit erspart, zur Standardausstattung. Viele Softwares können zudem komplett online verwaltet werden. Das hat den Vorteil, dass von überall darauf zugegriffen werden kann. Außerdem können Unternehmer, die die Lohnbuchhaltung selbst abwickeln, zu jedem Zeitpunkt den Überblick behalten.

Anmeldung der Mitarbeiter

Ist die richtige Beschäftigungsform gefunden, kann es an die weiteren Verwaltungsaufgaben gehen. Als erstes muss natürlich ein passender Arbeitsvertrag aufgesetzt werden. Dieser regelt nicht nur die Form der Anstellung, sondern auch diese Punkte:

  • Beschäftigungsinhalte, also welche Aufgaben der Arbeitnehmer zu erfüllen hat
  • Stunden, die pro Woche/Monat zu leisten sind
  • Lohn für die geleistete Arbeit
  • Dauer der Probezeit
  • Dauer des Beschäftigungsverhältnisses
  • Eventuelle Vertraulichkeitsvereinbarungen

Parallel zur Vertragsunterschreibung durch Arbeitgeber und -nehmer muss der Unternehmer seinen neuen Mitarbeiter bei diesen Stellen rechtmäßig anmelden:

  • Krankenkasse und Sozialversicherung: Hier beträgt die Frist 2 Wochen. In dieser Zeit muss der Arbeitgeber sich bei der Versicherung, bei der der Mitarbeiter Mitglied ist, melden. Das gilt auch für die Sozialversicherung. Hier wird noch ein Beitragsnachweis fällig.
  • Unfallversicherung: Je nach Branche ist die IHK oder die Berufsgenossenschaft zuständig. Die gesetzliche Unfallversicherung ist Pflicht.
  • Beim Finanzamt zur steuerlichen Erfassung: Die Steuer-ID Nummer des Mitarbeiters muss ans zuständige Finanzamt übermittelt werden. Alle Daten müssen in der ELStAM-Datenbank eingetragen werden.
  • Urlaubsbescheinigung: Um Überschneidungen bei den Urlaubsansprüchen zu vermeiden, ist es wichtig, dass sich Arbeitgeber eine Urlaubsbescheinigung beim früheren Arbeitsplatz des Mitarbeiters ausstellen lassen. Hat der Mitarbeiter bereits seinen kompletten Urlaub beim früheren Arbeitgeber genommen, würde er eventuell doppelt in Anspruch genommen werden.

Mindestlohn

Seit dem 1. Januar 2015 gilt in Deutschland der gesetzliche Mindestlohn. Mittlerweile liegt dieser bei 9,19 Euro brutto pro Stunde und gilt für alle Angestellten mit nur wenigen Ausnahmen. Besonders aufpassen heißt es für Arbeitgebern bei Minijobbern: Hier berechnen sich die zu leistenden Stunden aus den maximalen 450 Euro. Zugrunde liegen auch ihnen die 9,19 Euro brutto. Wird dieser Grenze überschritten, ist ein anderes Arbeitsverhältnis notwendig.

Abwägen und Experten zu Rate ziehen

Für die ersten eigenen Mitarbeiter lohnt es sich in jedem Fall, einen Experten bei allen Fragen rund um Anstellungsform, Lohnsteuer, etc. hinzuzuziehen. Mit der richtigen Herangehensweise und der passenden Organisation ist das Einstellen von Mitarbeitern allerdings kein Hexenwerk, solange Arbeitgeber alle wichtigen Aspekte im Hinterkopf behalten.

2019-08-08T10:34:26+02:00 8. August 2019|Allgemein|0 Kommentare

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