Online-Meetings können ein praktisches Instrument zur fruchtbaren Zusammenarbeit im Team sein. Kombiniert mit anderen Tools unterstützen sie einen guten Workflow. Neben einer geeigneten Software brauchen Unternehmen eine Strategie, um die virtuellen Treffen so effizient wie möglich zu machen.

Online-Meetings eröffnen neue Möglichkeiten

Die Integration von Online-Meetings in den Unternehmensalltag kann eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich bringen. Zum einen erlaubt sie das ortsunabhängige Arbeiten, sodass sich moderne Arbeitsmodelle realisieren lassen. Teilzeit, Homeoffice oder Remote Work können damit viel einfacher umgesetzt werden, sodass das Unternehmen für Arbeitnehmer deutlich attraktiver wird. Zugleich ermöglichen Online-Meetings intensive Gespräche mit Geschäftspartnern und Kunden, die auf der ganzen Welt verteilt sind. Um wirklich von den Vorzügen der digitalen Gesprächskultur profitieren zu können, müssen aber einige Voraussetzungen erfüllt werden. Dazu gehören ein geeignetes Tool für Videokonferenzen sowie Regelungen für den Ablauf von Online-Meetings.

Tools für Meetings via Internet

Um stabile Online-Meetings mit großen Teilnehmerzahlen verwirklichen zu können, müssen sich Unternehmen um die passende Software bemühen. Beliebte Videokonferenzsysteme sind Zoom und Microsoft Teams. Sie bieten nicht nur die Möglichkeit von Videoschalten, sondern auch viele weitere Funktionen wie die Verwendung eines Whiteboards für das gemeinsame Brainstorming oder das Durchführen von Seminaren und Live-Kursen.

Zoom X – das ideale Tool für Business-Meetings

Die klassische Zoom-Version ist für den privaten Bereich in der Regel ausreichend und steht sogar als kostenlose Basis-Variante zur Verfügung. Im geschäftlichen Umfeld ist es aber empfehlenswert, sich für das kostenpflichtige Zoom X zu entscheiden. Das wird von Zoom in Zusammenarbeit mit der Telekom für den deutschen Markt bereitgestellt und bietet eine Reihe von Vorteilen:

Die Server der Business-Version von Zoom stehen in Deutschland, sodass keine Daten ins Ausland exportiert werden. Dadurch erfüllt das Videokonferenzsystem bereits eine der wichtigsten Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundordnung.
Der Vertragspartner ist die Telekom, die sich darum kümmert, dass auch alle weiteren Datenschutz-Vorgaben erfüllt werden.
Zoom X kann mit Zoom Webinare, Zoom Team Chat oder Zoom X Phone kombiniert werden, sodass viele Anwendungsmöglichkeiten gegeben sind. Bei Zoom X Phone handelt es sich beispielsweise um eine moderne Cloud-Telefonanlage.

Microsoft Teams – Integration von Office-365-Anwendungen möglich

Einer der größten Konkurrenten von Zoom ist Microsoft Teams. Wie der Name schon erahnen lässt, geht es bei diesem Programm vor allem um die Zusammenarbeit in der Gruppe. Die kann im Videocall, aber auch über das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten oder im Chat stattfinden. Außerdem liefert das Programm diese Funktionen:

Microsoft Teams lässt sich mit verschiedenen Office-365-Anwendungen wie PowerPoint, Word, Excel oder OneNote kombinieren.
Auch die Erweiterung durch zahlreiche Anwendungen von Drittanbietern ist möglich.
In Microsoft Teams können verschiedene Personen das gleiche Dokument gleichzeitig bearbeiten. Alle Teilnehmer können dann jeweils die aktuellste Version einsehen.

Die Gestaltung von Online-Meetings

Trotz Video- und Audio-Übertragung sind Online-Meetings doch ein wenig anders als das persönliche Gespräch vor Ort. Zum Beispiel sehen die Teilnehmer immer nur einen kleinen Ausschnitt des Umfelds ihres Gegenübers. Störende Geräusche im Hintergrund oder defekte Technik können die Gesprächsqualität negativ beeinflussen. Deswegen ist es sinnvoll, ein paar grundlegende Dinge zu berücksichtigen sowie feste Regeln für Online-Meetings zu formulieren.

Meetings sollten nicht unnötig stattfinden

Damit die Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus motiviert und aktiv an Meetings teilnehmen, sollten diese auch wirklich notwendig sein. Tägliche oder wöchentliche Pflichtbesprechungen, ohne dass wichtige Themen auf dem Plan stehen, verschwenden nur die Arbeitszeit aller und sorgen für Langeweile. Solche Meetings sind dann meist nicht sehr produktiv. Deswegen sollten Videokonferenzen immer nur bei Bedarf abgehalten und entsprechend vorbereitet werden. Am besten wissen alle Mitarbeiter schon vorher, worum es gehen soll. So kann jeder von ihnen einen wertvollen Beitrag zum Gespräch leisten. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig zu erwähnen, dass nicht immer die gesamte Abteilung in ein Meeting eingeladen werden muss. In der Regel reicht es, wenn die Personen miteinander sprechen, die mit dem jeweiligen Projekt beauftragt worden sind.

Ein Meeting-Leiter führt durch das Gespräch

Eine Person kann ausgewählt werden, das Meeting zu führen. Sie stellt das Thema vor, moderiert das Gespräch und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter nicht vom Thema abweichen. Außerdem legt sie den zeitlichen Rahmen fest und plant bei Bedarf Pausen ein. Eine zweite Person sollte sich um das Schreiben eines Protokolls kümmern, sodass alle Teilnehmer die Inhalte des Meetings hinterher noch einmal nachvollziehen können.

Regeln für alle festlegen

Um die Störfaktoren möglichst auf ein Minimum zu reduzieren, sind Regeln notwendig. Wie diese genau ausgestaltet werden, darf natürlich je nach Unternehmen variieren. Als zielführend haben sich aber diese Regeln erwiesen:

Alle Teilnehmenden sollen sich bereits ein paar Minuten vor Beginn einloggen, damit pünktlich begonnen werden kann.
Vorher sollten sie ihre Kamera und ihr Mikrofon überprüfen.
Während des Meetings schalten alle Teilnehmer, die nicht sprechen, ihr Mikrofon aus. So kommt es zu weniger Störgeräuschen.
Alle Teilnehmer schalten ihre Kamera ein. Dann können sie sich gegenseitig sehen und auch Mimik und Gestik besser nachempfinden. Außerdem passiert es nicht so schnell, dass Teilnehmer abschweifen oder nebenbei etwas anderes machen.
Genau wie in persönlichen Meetings sollten sich alle gegenseitig aussprechen lassen und einen freundlichen Umgang miteinander pflegen.