In Zeiten der Digitalisierung sind die Arbeitsabläufe von Unternehmen kontinuierlichen Veränderungen unterworfen. Die Veränderungen betreffen auch Personalabteilungen, die mit den neuen Anforderungen Schritt halten und effizient bleiben müssen. Hier kann Integrationssoftware Abhilfe schaffen, indem Mitarbeiterdaten sowie Prozesse besser verwaltet werden. Dies führt zu einer höheren Effizienz und hat somit großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg.

Welche Rolle Integrationssoftware in der HR-Landschaft spielt

Der Einsatz von Integrationssoftware hat das Potenzial, die HR-Landschaft grundlegend zu verändern. Grund hierfür ist, dass in der Regel isolierte Systeme verwendet werden, die oftmals nicht miteinander kommunizieren können. Die Nutzung von Integrationssoftware ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen verschiedenen Tools und Anwendungen, die im HR-Bereich zum Einsatz kommen. Dies bringt viele Vorteile für Unternehmen mit sich und führt zu einem erfolgreichen Personalmanagement.

Höhere Effizienz durch Automatisierung

Ein großer Vorteil der Integrationssoftware besteht darin, dass sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren lassen. Zu den routinemäßigen Arbeitsabläufen, die in der HR-Abteilung automatisiert werden können, gehören unter anderem:

  • Erfassung von Arbeitszeiten
  • Erstellung von Gehaltsabrechnungen
  • Verwaltung von Urlaubsanträgen

Die Automatisierung solcher Tätigkeiten führt zur Einsparung von Ressourcen und reduziert den Zeitaufwand auf ein Minimum. Dementsprechend können sich die Mitarbeiter des Personalwesens auf wichtigere, strategische Aufgaben fokussieren. Dies kann sich positiv auf die Produktivität des Unternehmens auswirken.

Optimierungen bei der Entscheidungsfindung

Der Einsatz einer Integrationssoftware erlaubt eine umfangreiche Sammlung sowie Analyse von Mitarbeiterdaten. Es lassen sich aussagekräftige Berichte anfertigen, welche den HR-Verantwortlichen Einblicke in wichtige Kennzahlen geben. Hierzu zählen unter anderem:

  • Leistungsbewertungen
  • Schulungsbedarf
  • Mitarbeiterfluktuation

Die im Rahmen der Integrationssoftware erstellten Analysen sind umfangreich und geben Aufschluss über die Mitarbeitersituation innerhalb des Unternehmens. Die Analysen können als Grundlage für fundierte Personalentscheidungen genutzt werden. Auch die Ausarbeitung zielgerichteter Strategien ist möglich.

Verbesserungen bei Datenintegrität und -sicherheit

Die Personalabteilung kann durch die Verwendung von Integrationssoftware sicherstellen, dass die Daten von Mitarbeitern stets konsistent und aktuell sind. Aufgrund des Einsatzes von Software ist die manuelle Eingabe von Daten nicht mehr erforderlich, sodass die Fehleranfälligkeit entsprechend reduziert wird. Es kommt seltener zu Doppelungen und Inkonsistenzen. Ein weiterer Vorteil von Integrationssoftware besteht in den fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen. Insbesondere in der HR-Abteilung wird mit sensiblen Mitarbeiterdaten gearbeitet, sodass der Schutz dieser Daten oberste Priorität haben sollte.

Herausforderungen in der HR-Landschaft

Zwar bietet die Nutzung von Software einige Vorteile für das Personalwesen, sie geht allerdings auch mit gewissen Herausforderungen einher. Es wird für Unternehmen immer wichtiger, dass die unternehmensinternen HR-Systeme und -Anwendungen miteinander kompatibel sind. Verschiedene Systeme, wie

  • Zeiterfassung
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Payroll
  • Talentmanagement

können dazu verwendet werden, um Prozesse zu optimieren und führen zu einer Reduzierung des administrativen Aufwands.

Damit eine ganzheitliche Sicht auf die Mitarbeiterdaten möglich ist, bedarf es allerdings eines nahtlosen Austauschs von Daten zwischen den verschiedenen Systemen. Interoperabilität wird zu einem Muss für Unternehmen. Dementsprechend gilt es, eine Integrationssoftware zu nutzen, die genau dies möglich macht. Es ist empfehlenswert, mit kompetenten Partnern in diesem Bereich zusammenzuarbeiten und Standardschnittstellen wie Application Programming Interfaces (APIs) zu implementieren.

Berücksichtigung von Datenschutz

Neben der Interoperabilität stellen Datenschutz und Compliance eine große Herausforderung für die HR-Abteilung dar. Unternehmen müssen gewährleisten, dass alle geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. In HR-Systemen werden personenbezogene Daten verarbeitet, sodass der Schutz von Daten in diesem Bereich von besonderer Bedeutung ist. Integrationssoftware kann die Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen, sodass die Personalabteilung einen besseren Überblick hat und die Mitarbeiterdaten einfacher verwalten kann.

Allerdings muss sichergestellt werden, dass es bei diesem Prozess zu keinem Datendiebstahl kommen kann. Es gilt, darauf zu achten, dass die Integrationssoftware über robuste Datenschutzmaßnahmen verfügt, welche die Vertraulichkeit sowie die Integrität von sensiblen Mitarbeiterdaten gewährleisten. Zu den möglichen Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes zählen unter anderem:

  • Verschlüsselungstechnologien
  • Zugriffskontrollen
  • Datenschutz-Folgenabschätzungen

Verschlüsselungstechnologien sorgen dafür, dass die Daten im Rahmen einer Verschlüsselung in ein unleserliches Format umgewandelt werden, sodass nur autorisierte Personen die Daten einsehen können. Die Implementierung von Zugriffskontrollen führt dazu, dass ausschließlich autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf die jeweiligen Datensätze haben. Eine Datenschutz-Folgeabschätzung wird vor der Implementierung einer neuen Integrationssoftware durchgeführt. Sie dient zur Identifizierung von potenziellen Risiken für die Datenschutzkonformität. Dies ermöglicht es der Personalabteilung, rechtzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen, um die Risiken auf ein Minimum zu begrenzen.

Regulatorische Anforderungen

Nicht nur die Datenschutzbestimmungen, sondern auch regulatorische Anforderungen müssen eingehalten werden. Bestimmte Integrationssoftwares sind dazu in der Lage, automatisierte Compliance-Checks durchzuführen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Prozesse sowie Datenverarbeitungen allen geltenden gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

Auch weitere Funktionen, wie die Erstellung von Compliance-Berichten, können eine Integrationssoftware beinhalten. Hierdurch wird es Unternehmen deutlich erleichtert, einen Nachweis über die Einhaltung von Vorschriften zu erbringen. Damit Änderungen in den regulatorischen Anforderungen berücksichtigt werden können, muss die Software regelmäßig aktualisiert werden.

Die Bedeutung der kaufmännischen Komplettlösung in der HR-Landschaft

Die kaufmännische Komplettlösung stellt eine Schlüsselkomponente der Integrationssoftware dar. Es handelt sich um eine umfangreiche Software, welche Unternehmen eine große Anzahl an verschiedenen Funktionen bereitstellt. Diese gehen über die reine Personalverwaltung hinaus. Hier ist vor allem der Standardkontenrahmen SKR 03 zu nennen.

Durch die Integration dieses Kontenrahmens in die Personalverwaltung lässt sich eine nahtlose Verbindung zwischen der Personal- und der Finanzabteilung herstellen. Die Kosten, die mit der Beschäftigung der Mitarbeiter im Zusammenhang stehen, werden ohne Umwege in das Buchhaltungssystem übertragen, was eine genaue Abbildung der Personalkosten innerhalb des Unternehmens möglich macht. Zudem wird hierdurch eine präzise Kostenverfolgung unterstützt.