Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater bedeutet für Unternehmer eine spürbare Entlastung. Einerseits sparen sie den Zeitaufwand für die Erstellung der Lohnabrechnung, andererseits brauchen sie kein eigenes qualifiziertes Personal für die Abdeckung komplexer Abrechnungsvorgänge. Früher war die Zusammenarbeit dennoch aufwändig – mit Pendelordnern und später mit auf einem elektronischen Medium gespeicherten Daten mussten die Daten manuell ausgetauscht werden. Oft war dies ein fehleranfälliges Verfahren. Heute funktioniert das zum Glück einfacher: Spezielle Schnittstellen ermöglichen den direkten Datenaustausch mit dem Steuerberater.

Herausforderungen beim Datenaustausch

Doch hier gibt es ein Problem: Sind Empfänger und Sender der Daten nicht optimal aufeinander abgestimmt, drohen Fehler und Datenverluste. Müssen die übermittelten Daten manuell den korrekten Datensätzen zugewiesen werden, ist das Verfahren fehleranfällig. Typische Probleme bei der Datenübermittlung via nicht optimal eingestellte (oder einstellbare) Schnittstellen sind etwa unvollständige Daten, doppelt erfasste Datensätze oder inkonsistente Informationen. Hinzu kommen drohende Datenschutz- und Sicherheitsprobleme.

Die Idealvorstellung: nahtlose Datenübertragung ohne Medienbrüche

Um Datenverluste oder -inkonsistenzen zu vermeiden, muss eine Schnittstelle verwendet werden, die von Unternehmen ebenso wie von Steuerberatern einfach eingeführt und korrekt eingestellt werden kann. Im Idealfall überträgt das Unternehmen die für die Entgeltabrechnung erforderlichen Daten an den Steuerberater, sobald sie verfügbar sind. Dieser kann fortwährend an der Payroll arbeiten und überträgt die Abrechnungen anschließend wieder über dieselbe, bidirektionale Schnittstelle zurück zum Arbeitgeber. Mit DATEV-connect online wurde eine Schnittstelle geschaffen, die dieses Idealszenario umsetzen kann.

DATEV-connect online: digitaler Datenaustausch zwischen Steuerberater und Arbeitgeber

Bei DATEV-connect online handelt es sich um webbasierte Schnittstelle, die den unkomplizierten Datentransfer zwischen dem Unternehmen und dem Steuerberater in beide Richtungen ermöglicht. Das Grundprinzip funktioniert einfach:

  1. Schritt: Der Arbeitgeber übermittelt die für die Payroll erforderlichen Daten per API an das DATEV-Rechenzentrum.
  2. Schritt: Der Steuerberater übernimmt die Daten aus dem DATEV-Rechenzentrum, bearbeitet die Entgeltabrechnung und schreibt die Abrechnungsdaten ebenfalls via Schnittstelle zurück an das Rechenzentrum.
  3. Schritt: Der Mandant holt die Daten wiederum über DATEV-connect online vom Rechenzentrum ab.

Dieser gesamte Prozess funktioniert vollständig automatisiert mit nur einem Klick. Die übertragenen Daten werden automatisch mit den entsprechenden Stamm- und Buchungssätzen verknüpft.

Ein perfektes Zusammenspiel: rexx systems und DATEV

Die Personalmanagementlösung rexx systems arbeitet bereits seit vielen Jahren mit der DATEV und weiteren Payroll-Anbietern zusammen und hat die DATEV-connect online Schnittstelle perfekt in die rexx-HR-Suite integriert. Dadurch beginnt der Prozess sogar bereits beim Mitarbeiter und sorgt so für noch mehr Effizienz:

  • Mitarbeiter können über das Self-Service-Modul eigenständig Änderungen erfassen, etwa eine neue Anschrift oder eine neue Bankverbindung.
  • Der Payroll-Mitarbeiter übertragt alle Lohndaten (inklusive der Änderungen der Mitarbeiter) per Mausklick über die Schnittstelle an den Steuerberater.
  • Dieser führt die Entgeltabrechnung durch und sendet die Daten via Schnittstelle beinahe in Echtzeit zurück.
  • Nicht nur HR hat sofortigen Zugriff auf die Daten – auch den Mitarbeitern des Unternehmens ist der Zugriff auf ihre Abrechnungsunterlagen sofort über den Self-Service möglich.

Dieser vollautomatisierte Prozess entlastet das Unternehmen von zeitraubenden Routineaufgaben und unterstützt HR dabei, sich voll auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren.

Vorteile von DATEV-connect online: mehr Effizienz und weniger Fehler

Die Nutzung der DATEV-connect online Schnittstelle in Kombination mit der rexx HR-Suite hat ebenso für das Unternehmen wie für den Steuerberater zahlreiche Vorteile:

  • Dank der langjährigen Kooperation von rexx systems und der DATEV wurden alle Prozesse optimiert und vollautomatisiert.
  • Es müssen keine Originalbelege an den Steuerberater übermittelt werden – diese bleiben stets im unternehmenseigenen Archiv.
  • Es gibt keine doppelte Erfassung von Daten.
  • Gesetzliche Vorgaben wie etwa die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) werden selbstverständlich erfüllt.
  • Es gibt keine Medienbrüche, etwa durch Pendelordner oder externe Speichermedien.
  • Im Anschluss an die Payroll können die Abrechnungsdaten auf Wunsch auch direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.
  • Durch die hohe Prozessqualität werden Fehler auf ein Minimum reduziert.
  • Steuerkanzleien werden durch das DATEV-Partner-Onboarding bei der Einrichtung der Schnittstelle kostenfrei unterstützt. Und auch das Unternehmen bekommt tatkräftige Unterstützung – der Kundenservice von rexx systems hilft bei der Konfiguration. Dadurch entsteht ein nahtlos verzahnter, automatischer Prozess.
  • Durch die Anbindung von DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt (LuG) können Arbeitgeber alle Stamm- und Bewegungsdaten, Gehaltsnachweise und Lohndaten übermitteln.

Bereits zahlreiche Kunden von rexx systems vertrauen auf die bewährte Zusammenarbeit mit der DATEV. Ob Krahn Chemie GmbH, SENATOR INTERNATIONAL Spedition GmbH oder Kölle-Zoo Management Services GmbH, die Unternehmen profitieren von der schnellen Vorbereitung der Lohnbuchhaltung mit rexx HR und der effizienten Übertragung der Daten an den Steuerberater ohne Medienbrüche.

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