Ein Schreibtisch, den Mitarbeiter teilen, indem sie ihn zu unterschiedlichen Zeiten nutzen – das ist die Idee von Desk Sharing. Statt festen Arbeitsplätzen für jeden Mitarbeiter gibt es Hot Desks, die die Beschäftigten je nach Verfügbarkeit und Bedarf verwenden können. Hybride Arbeitsmodelle sehen oft vor, dass nicht die gesamte Belegschaft ins Büro kommt, sondern ein Teil im Homeoffice arbeitet. Arbeitgeber, die solche Zeitmodelle einsetzen, ist Desk Sharing eine Option.

Vorteile von Desk Sharing

Damit sind für Unternehmen einige Vorteile verbunden:

  • Kostenersparnisse: Arbeitgeber müssen weniger Schreibtische anbieten und sparen Büroflächen ein. Das bedeutet weniger Miet-, Energie- und Reinigungskosten. Ein niedrigerer Energieverbrauch trägt zur Nachhaltigkeit bei.
  • Flexibilität und Kreativität: Desk Sharing bringt mehr Flexibilität in den Arbeitsalltag und bietet Raum für Kreativität. Solche modernen Arbeitsmodelle machen Arbeitgeber für junge Fachkräfte attraktiv.
  • Teamgeist: Die freie Sitzplatzwahl sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter untereinander besser kennenlernen und auch Kollegen aus anderen Abteilungen treffen. Das fördert das Teamgefühl.

Nachteile von Desk Sharing

Desk Sharing hat auch Nachteile:

  • Nicht für alle Aufgaben geeignet: Aufgaben, die eine Spezialausstattung erfordern, eignen sich für Desk Sharing eher wenig. Dasselbe gilt für das Sekretariat, das als zentrale Anlaufstelle gilt.
  • Andere Mitarbeiterwünsche: Zudem gibt es Mitarbeiter, die einen festen Schreibtisch bevorzugen, an dem sie ruhig arbeiten und ihre Utensilien deponieren können.
  • Koordinations- und Organisationsaufwand: Die Vergabe der Schreibtische bringt einen erhöhten Koordinations- und Organisationsaufwand mit sich.

Acht Tipps für erfolgreiches Desk Sharing

Damit Desk Sharing funktioniert, ist es wichtig, einige Punkte zu beachten:

  1. Persönliche Gegenstände wegräumen

Mitarbeiter dürfen nach Arbeitsschluss keine persönlichen Gegenstände oder Unterlagen auf dem Schreibtisch liegen lassen. Im Idealfall gibt es Spinde oder Container für die Aufbewahrung privater Utensilien.

  1. Schreibtisch sauber hinterlassen

Beim Desk Sharing ist der Schreibtisch sauber und aufgeräumt zu hinterlassen, damit andere Mitarbeiter später einen ordentlichen Arbeitsplatz vorfinden, an dem sie direkt starten können.

  1. Zusammenarbeiten

Außerdem ist es wichtig, dass HR-Abteilung, IT-Experten und Reinigungspersonal gut zusammenarbeiten, um den idealen Rahmen zu schaffen.

  1. Mobiles Arbeiten vorleben

Desk Sharing erfordert eine offene und transparente Unternehmenskultur sowie flache Hierarchien und eine Führung, die auf Vertrauen basiert. Die Führungsebene sollte die Idee des mobilen Arbeitens vorleben.

  1. Rahmenbedingungen festlegen

Arbeitgeber sollten nicht nur die Eigenverantwortung und Selbstorganisation der Mitarbeiter fördern, sondern auch Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit festlegen. Es geht darum, wie Mitarbeiter auch dann zusammenfinden können, wenn nicht alle an festen Arbeitsplätzen arbeiten.

  1. Richtige Ausstattung

Im Idealfall stellen die Arbeitgeber möglichst viele Arbeitsunterlagen in digitaler Form zur Verfügung und statten alle Schreibtische weitgehend identisch aus. Es braucht eine IT-Ausstattung inklusive Bildschirm, Tastatur, Docking- und Ladestation, damit die Mitarbeiter direkt mit der Arbeit starten können.

  1. Sitzplatzvergabe koordinieren

Damit Desk Sharing funktioniert, ist es wichtig, die Sitzplatzvergabe gut zu koordinieren. Dafür erweist sich eine Software als hilfreich, über die die Mitarbeiter Schreibtische reservieren und für bestimmte Zeitspannen buchen können. Manche Tools geben auch Auskunft darüber, welche Arbeitskollegen ebenfalls anwesend sind.

  1. Auch andere Räumlichkeiten schaffen

Zusätzlich kann es sinnvoll sein, feste Arbeitsplätze zur Verfügung zu stellen. Es ist wichtig, dass Mitarbeiter Rückzugsmöglichkeiten für die Stillarbeit und Plätze für Pausen haben. Außerdem braucht es geeignete Räumlichkeiten für Teamarbeit und zum Erfahrungsaustausch.

Wenn die Rahmenbedingungen stimmen, ist Desk Sharing ein sinnvoller Teil hybrider Arbeitsmodelle.