Offboarding will gut organisiert sein. Der Austritt von Mitarbeitern sollte so positiv wie möglich erfolgen. Ein reibungsloser Offboarding-Prozess ist aus mehreren Gründen wichtig. Einige Punkte sprechen dafür, Zeit in das Exit Management zu investieren:

  • Positives Arbeitgeberimage
  • Gute Nachrede
  • Kündigungen anderer Mitarbeiter vorbeugen
  • Positives Betriebsklima
  • Ehemalige Mitarbeiter als Fürsprecher
  • Problemlose Übergabe an Nachfolger
  • Grundlage für spätere Rückkehr
  • Rechtsstreitigkeiten vorbeugen

Die folgenden zehn Punkte unterstützen Sie dabei, den Offboarding-Prozess positiv zu gestalten:

1. Miteinander sprechen

Der erste Schritt besteht darin, mit dem Mitarbeiter zu sprechen. Im Falle einer Mitarbeiterkündigung ist es wichtig, die Hintergründe zu erfahren:

  • Attraktives Angebot eines anderen Unternehmens
  • Schritt in die Selbstständigkeit
  • Unzufriedenheit mit der Tätigkeit
  • Probleme/Unstimmigkeiten mit Chef oder Arbeitskollegen
  • Arbeitsbedingungen
  • Unternehmenskultur

Es geht darum, die Frage nach dem „Warum“ zu klären.

2. Austrittsgespräch

Das Austrittsgespräch dient dazu, wichtige Formalitäten abzuhandeln:

  • Hintergründe
  • Zukünftige Berufsplanung
  • Wechselseitige Forderungen und Ansprüche
  • Rückblick auf die Zeit im Unternehmen
  • Arbeitszeugnis und Referenzen

Es kann in das Gespräch über die Hintergründe der Kündigung integriert werden oder separat stattfinden.

3. Ehrliches Feedback einholen

Im Idealfall holt das Unternehmen ein ehrliches Feedback zu Schlüsselfaktoren ein:

  • Arbeitsbedingungen
  • Betriebsklima
  • Onboarding-Prozess
  • Führung
  • Werte und Unternehmensphilosophie
  • Personalentwicklung und Weiterbildung
  • Entlohnung
  • Offboarding-Prozess

Der Mitarbeiter soll diese Aspekte aufrichtig bewerten dürfen, ohne negative Auswirkungen auf sein Arbeitszeugnis fürchten zu müssen.

4. Forderungen klären

Falls Forderungen bestehen, ist es wichtig, diese abzuklären und zu erfüllen:

  • Versprochene Boni auszahlen
  • Überstunden abgelten
  • Resturlaub
  • Forderungen aufgrund von Minusstunden
  • Ansprüche wegen schwerer Fehler

Finanzielle Ansprüche sind zu prüfen. Im Idealfall einigt sich das Unternehmen mit dem Mitarbeiter einvernehmlich.

5. Sicherheitsmaßnahmen (Berechtigungen und Zugriff)

Es sind Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Berechtigungen und Zugriffe einzuschränken und zu löschen:

  • Konten sperren
  • Berechtigungen prüfen und widerrufen: Zeitpunkt festlegen und Übergangsphase planen
  • E-Mails weiterleiten: An welche Person werden die bisherigen E-Mails übermittelt?
  • Persönliche Mitarbeiterdaten auf Basis des Datenschutzes löschen

Je nach Kündigungsgrund kann es erforderlich sein, das IT-System für den Mitarbeiter sofort zu sperren, um die Übermittlung interner Daten zu verhindern und vertrauliche Daten zu sichern.

6. Rückgabe der Arbeitsmittel organisieren

Die Rückgabe der Arbeitsmittel ist zeitlich und inhaltlich zu regeln. Davon können diese Gegenstände betroffen sein:

  • Firmenauto
  • Diensthandy
  • Computer und Speichermedien
  • Zugangs- und Berechtigungskarten
  • Ausweise
  • Dienstkleidung
  • Werkzeuge

Das Unternehmen sollte die Rückgabe der Arbeitsmittel dokumentieren:

  • Gegenstand genau bezeichnen
  • Anzahl und Zustand
  • Datum der Rückgabe
  • Kilometerstand bei Firmenauto

Sowohl der Übergeber (Mitarbeiter) als auch der Empfänger sollte dieses Dokument unterzeichnen.

7. Arbeitszeugnis

Ein positives Arbeitszeugnis hilft nicht nur dem Mitarbeiter, sondern fördert auch das Arbeitgeberimage. Dabei sind diese Aspekte zu berücksichtigen:

  • Freundliche Formulierungen
  • Stärken
  • Tätigkeitsbereich
  • Besonderes Engagement
  • Fortbildung
  • Spezielle Fähigkeiten und Qualifikationen

8. Nachfolge

Offboarding bedeutet in der Regel, dass die Rekrutierung und das Onboarding eines neuen Mitarbeiters anstehen. Auch dies ist zeitgerecht zu planen. Im Idealfall unterstützt der scheidende Mitarbeiter bei der Suche und Einarbeitung. Eventuell kann er einen geeigneten Nachfolger empfehlen.

9. Übergang organisieren

In der Übergangsphase sind diese Punkte zu klären:

  • Austrittszeitpunkt unter Berücksichtigung von Resturlaub
  • Arbeitsdauer
  • Aufgaben neu verteilen
  • Neue Arbeitskraft einarbeiten
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Wissensweitergabe
  • Abgabetermine
  • Umgang mit Programmen und Werkzeugen
  • Ansprechpartner für fachliche Fragen

10. Mitarbeiter verabschieden

Die Verabschiedung sollte persönlich, würdevoll und positiv ablaufen:

  • Persönliche Verabschiedung durch den Chef
  • Kleine Abschiedsfeier mit Kollegen
  • Dankesworte und Abschiedsgeschenk

Worte der Dankbarkeit und Wertschätzung markieren einen würdevollen Abschied, von dem beide Seite profitieren.