Im Außendienst ist Zeit sprichwörtlich Geld. Ihre Vertriebsmitarbeiter absolvieren Kundenbesuche, finden neue Interessenten, übernehmen die Pflege der Bestandskunden und tätigen oft den Großteil der Umsätze. Damit sie dieser verantwortungsvollen Aufgabe nachkommen können, ist eine effiziente Gestaltung ihrer Arbeitsabläufe und Prozesse besonders wichtig. Ihren Außendienst können Sie durch verschiedene Maßnahmen in seiner täglichen Arbeit unterstützen.

Auch mobil auf dem neuesten Stand

Der ständige Zugriff auf aktuelle Daten zu Kunden, deren Aufträgen und Historie, ist für Außendienstmitarbeiter wichtig, um Kundenbesuche effizient durchführen zu können. Fragen des Kunden zum aktuellen Lieferstatus, Klärung von Problemen und Reklamationen und Rabattverhandlungen werden dank moderner mobiler Datenverbindungen einfacher. Zudem können im Gespräch erworbene Informationen sofort gespeichert werden – zeitraubendes Nachbearbeiten entfällt.

Ein Mobile CRM ermöglicht es Ihren Außendienstmitarbeitern beispielsweise via Smartphone oder Tablet mit Datenflatrate, stets auf die im firmeneigenen CRM-System gespeicherten Kundendaten zuzugreifen. Setzen Sie eine Software ein, um Besuche und Kundentermine zu terminieren, können Ihre Außendienstmitarbeiter darauf zugreifen und sind so auch bei kurzfristigen Verschiebungen jederzeit über ihre nächsten Termine informiert. Eine gute Übersicht über Software für den Außendienst liefert Computerwoche.de.

Automatisierte Terminierung durch ein Callcenter

Immer mehr Unternehmen greifen auf professionelle Callcenter zurück, um ihren Vertriebsinnen- und -außendienst zu entlasten. Die Terminierung für den Außendienst kostet viel Zeit, die die Mitarbeiter eigentlich im direkten Gespräch mit dem Geschäftspartner verbringen sollten. Die effiziente Lösung für dieses Problem sind spezialisierte Callcenter. Die Mitarbeiter werden umfassend auf das jeweilige Produkt geschult. Sie arbeiten anschließend vordefinierte Kontaktlinsen ab, stellen das Produkt vor und vereinbarten Termine für den Außendienst. Der Vorteil liegt auf der Hand: Ihre Außendienstmitarbeiter können sich voll und ganz auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren – den Verkauf.

Eine Case Studie des Kommunikationsdienstleisters avocis zeigt das Potential der Vorgehensweise. Für eine große gesetzliche Krankenversicherung terminierte das Health Callcenter des Unternehmens je vier bis sieben Beratungstermine pro Tag und pro Außendienstmitarbeiter. Dadurch konnte die ideale Auslastung von rund 150 neu eingestellten Außendienstmitarbeitern effizient sichergestellt werden. Je nach Zielgruppe konnte eine Terminquote von bis zu 80,4 Prozent realisiert werden.

Für den Außendienst Anreize schaffen durch leistungsorientierte Vergütung

Eine leistungsorientierte Vergütung kann einen guten Anreiz für die Mitarbeiter darstellen, um sich mehr für ihre Arbeit zu engagieren und Leerlaufzeiten zu vermeiden. Hier gibt es verschiedene Modelle:

  • Fixgehalt mit einem festen Bonus bei Erreichen einer Zielvereinbarung
  • fixes Grundgehalt und variable Vertriebsprovision in Abhängigkeit von den erzielten Umsätzen
  • Festgehalt mit einem Teambonus

Wichtig ist stets, dass die Mitarbeiter durch das Vergütungssystem eine realistische Chance haben, ihren Verdienst zu steigern. Werden beispielsweise die Ziele in Zielvereinbarungen zu hoch gesteckt, geht von ihnen kaum ein Anreiz aus. Der Mitarbeiter findet sich stattdessen von vornherein damit ab, das Ziel nicht schaffen zu können. Vergleichen Sie hierzu unseren Artikel zum Thema „Zielvereinbarung“.

Computergestützte Tourenplanung – kürzere Wege für den Außendienst

Auch eine computergestützte Tourenplanung kann helfen, die Arbeit Ihres Außendienstes effizienter zu gestalten. Häufig wird durch unnötige Wege viel Zeit verschwendet, die anderweitig für zusätzliche Kundenbesuche genutzt werden könnte. Zahlreiche Anbieter bieten die Möglichkeit, die Planung der Touren automatisch via Computer zu erledigen. Sie importieren lediglich Ihre Kunden und die Software setzt automatisch Touren mit möglichst kurzen Wegen zusammen. Oft können Sie mithilfe solcher Software auch eine Gebietsanalyse vornehmen und gegebenenfalls Kunden anderen Vertriebsmitarbeitern zuordnen, um sinnvollere Touren realisieren zu können.

Die effizientere Gestaltung der Arbeit im Außendienst sollte Unternehmen ein Anliegen sein, die eine Umsatzsteigerung oder eine Kostensenkung im Vertriebsbereich anstreben. Gerade im Vertriebsaußendienst gilt die Devise „Zeit ist Geld“ mehr denn je. Weitere Tipps für die effizientere Vertriebsorganisation finden Sie im MittelstandsWiki.

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