Das Jahresmitarbeitergespräch ist ein wichtiges Instrument der Personalführung und sollte deshalb professionell vorbereitet und strukturiert sein. Die folgenden Schritte sollten Teil eines jeden Gesprächs sein:

1. Schritt: Den Rahmen schaffen

Sorgen Sie zunächst dafür, dass eine angenehme Gesprächsatmosphäre geschaffen wird, in der Sie sich ebenso wie der Mitarbeiter wohlfühlen. Die folgenden Hinweise helfen Ihnen dabei:

  • Legen Sie die benötigten Unterlagen bereit. Alles andere verschwindet vom Besprechungstisch.
  • Begrüßen Sie den Mitarbeiter freundlich und schütteln Sie ihm die Hand.
  • Setzen Sie sich nicht gegenüber, sondern Ecke an Ecke oder an einen runden Tisch.
  • Da das Gespräch sicherlich eine gewisse Zeit dauern wird, sollten Sie ein Getränk anbieten.
  • Halten Sie den Blickkontakt zu Ihrem Mitarbeiter, vermeiden Sie hektische Bewegungen und hören Sie gut zu.

Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter nun, worum es im Jahresmitarbeitergespräch gehen soll, nämlich um ein Feedback für die vergangene Periode und um die Zielfindung für die Zukunft. Machen Sie deutlich, dass genügend Zeit für all seine Anliegen zur Verfügung steht.

Schritt 2: Den Mitarbeiter nach seiner Sichtweise fragen

Im Idealfall haben Sie dem Mitarbeiter mit der Einladung einige Leitfragen zukommen lassen, anhand derer er sich vorbereiten konnte. Greifen Sie sie jetzt einzeln auf und fragen Sie Ihren Mitarbeiter, wie er seine Leistungen im vergangenen Jahr sieht. Halten Sie seine Auffassungen mit handschriftlichen Notizen fest. Fallen Sie ihm dabei nicht ins Wort – Sie sind erst im nächsten Schritt dran.

3. Schritt: Geben Sie Feedback

Erklären Sie nun, wie Sie die Leistungen des Mitarbeiters beurteilen. Wenn Ihre Auffassung von der Selbsteinschätzung des Mitarbeiters abweicht, sollten Sie begründen können, warum dies so ist. Zeigen Sie dem Mitarbeiter seine Stärken und Schwächen auf. Im Idealfall sollten Sie diese anhand konkreter Beispiele untermauern können.

Während dieses Teils des Gesprächs sollten Sie Ihren Mitarbeiter genau beobachten. An seiner Mimik können Sie oft bereits ablesen, wie er Ihre Kritik aufnimmt. Zeigen Sie Verständnis und versuchen Sie, möglicherweise entstehenden Aggressionen so neutral und sachlich wie möglich zu begegnen.

Tipp: Eine der wichtigsten Grundregeln der Beurteilung lautet: Üben Sie niemals Kritik an der gesamten Person („Sie sind inkompetent“), sondern erklären Sie genau, in welchen Situationen Sie etwas stört („Wenn Sie mit Kunden sprechen, wirken Sie oft unvorbereitet“).

4. Schritt: Finden Sie einen Kompromiss

Sie sollten am Ende des Gesprächs dahingehend zu einem Konsens kommen, als Sie übereinstimmend die Leistung des Mitarbeiters im Protokoll festhalten können. Untersuchen Sie deshalb gemeinsam die abweichende Beurteilung und suchen Sie einen Kompromiss.

5. Schritt: Vereinbaren Sie neue Ziele

Nun ist die Zeit gekommen, um für das kommende Jahr neue Ziele zu definieren. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter, welche Ziele und Anforderungen er erfüllen sollte und wie die Ziele gemessen werden sollen. Definieren Sie Termine für die Zielerreichung bzw. ggf. für Zwischenüberprüfungen. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter, ob er mit diesen Zielen einverstanden ist oder irgendwelche Probleme oder Schwierigkeiten sieht (z. B. fehlendes Know-how, zu wenige Kompetenzen, zu wenig Zeit, ein zu geringes Budget) und klären Sie diese. Halten Sie alle getroffenen Zielvereinbarungen schriftlich fest.

6. Schritt: Geben Sie den Anliegen Ihres Mitarbeiters einen Raum

Eingangs haben Sie Ihren Mitarbeiter unter anderem auch nach seinen eigenen Zielen und Erwartungen befragt. Gehen Sie auf diese nun ein. Prüfen Sie, inwiefern Sie seinen Anliegen nachkommen können, beispielsweise durch die Übernahme weiterführender Aufgaben oder durch die Teilnahme an einer Weiterbildung. Prüfen Sie, inwiefern die Realisierung im Betrieb möglich ist oder inwiefern sie nicht realisierbar sind. Wenn der Mitarbeiter für eine Beförderung beispielsweise noch nicht ausreichend qualifiziert ist, sollten Sie gemeinsam über Maßnahmen sprechen, um ihn langfristig entsprechend zu qualifizieren.

7. Schritt: Schließen Sie das Gespräch ab

Halten Sie alle Ergebnisse und Zielvereinbarungen schriftlich fest. Ihr Mitarbeiter sollte dieses Protokoll ebenso unterschreiben wie Sie. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter nun abschließend, ob er vielleicht noch ein Anliegen oder ein Problem hat, das er gerne mit Ihnen besprechen möchte. Wenn es beispielsweise Streitigkeiten mit Kollegen gibt oder der Mitarbeiter unzufrieden ist, können Sie gemeinsam nach möglichen Lösungen suchen.

Verabschieden Sie sich nun von Ihrem Mitarbeiter. Bedanken Sie sich dabei für das angenehme Gespräch, motivieren Sie ihn für die kommende Leistungsperiode und bekräftigen Sie, dass er Sie bei Fragen oder Problemen jederzeit ansprechen kann.

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