Die IT als Vorbild für die HR-Abteilung

Von HR-Abteilungen wird erwartet, dass sie mit ihren Leistungen entlang des Mitarbeiterlebenszyklus alle Geschäftsbereiche eines Unternehmens unterstützen. Waren Personalabteilungen früher reine Verwaltungsapparate, sind sie heute eine zentrale Säule für den Unternehmenserfolg. Damit einhergeht, dass sich die HR neuen Herausforderungen stellen muss. Sie muss den Anforderungen des zunehmend komplexer und dynamischer werdenden Geschäftsumfeldes gerecht werden und mit ihren Leistungen aktiv zum Unternehmenserfolg beitragen. Unternehmen brauchen heute mehr denn je eine klare Strategie und eine HR-Organisation, die agil, flexibel und effizient in hoher Qualität arbeitet. Wie kann es HR vor diesem Hintergrund schaffen, sich als wertschöpfender Business-Partner für ein Unternehmen zu etablieren?

Die IT als Vorbild

IT-Organisationen orientieren sich bereits seit Jahren hinsichtlich ihrer Aufbau- und Ablaufstruktur am Rahmenwerk ITIL (IT Infrastructure Library). Bei diesem Framework handelt es sich um eine Sammlung von Best Practices für Service Management. Durch den prozessorientierten Ansatz wird es ermöglicht, die Qualität von Services und Service-Organisationen maßgeblich zu erhöhen und dem Kunden somit durch kosten- und nutzeneffiziente Prozesse eine für ihn wertschöpfende Dienstleistung zu liefern. Aufgrund der universellen Gültigkeit liegt es nahe, dieses Rahmenwerk auch auf andere Service-Organisationen wie den HR-Bereich anzuwenden und zu adaptieren. Diese Vorgehensweise bietet große Vorteile für HR. Unter anderem können gleichartige Leistungen und Prozesse standardisiert bzw. auch zentralisiert werden, was zu einer deutlich erhöhten Transparenz in den Abläufen beiträgt. Zudem wird die Definition von Schnittstellen sowohl innerhalb der HR-Organisation als auch nach außen hin zum Kunden zur Aufnahme der konkreten Anforderungen gefördert. Nicht zuletzt wird die Möglichkeit geschaffen, die Leistungserbringung anhand verschiedener Kennzahlen zu überwachen und so kontinuierlich zu verbessern.

HR-Prozesse nach ITIL gestalten

Bei der Ausgestaltung eines HR-Prozessmodells in Anlehnung an ITIL bietet es sich an, zwischen strategischer, taktischer und operativer Ebene zu differenzieren. Das Prozessmodell selbst bezieht sich in seinem vollumfänglichen Einsatz auf die unterschiedlichsten HR-Prozesse, sei es im Recruiting, beim Onboarding neuer Mitarbeiter, für die Abwicklung von Krankmeldungen, Urlaubsanträgen oder Reisekostenabrechnungen, wie für die Erstellung von Zwischenzeugnissen oder im Bereich der Mitarbeiterentwicklung.

Unterstützung bei der Umsetzung bieten moderne Service-Management Systeme und Tools. Sie bieten eine anwenderfreundliche, Web-basierte Benutzerschnittstelle. So kann ein Anwender den gewünschten Ablauf mit wenigen Mausklicks zusammenstellen – ohne dass dafür eine aufwändige Schulung oder gar Programmierkenntnisse erforderlich wären. Sie automatisieren Prozesse, senken so die Fehlerhäufigkeit und erhöhen die Geschwindigkeit der Leistungserbringung. Die Qualität der HR-Arbeit steigt, die Mitarbeiter aber gewinnen Zeit, um auf Augenhöhe die Unternehmensleitung zu unterstützen und aktiv zum Erfolg beizutragen.

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