Personalmanager und Betriebschefs haben nicht nur die Aufgabe, die Mitarbeiterführung zu übernehmen und ein angenehmes Arbeitsklima zu schaffen, sondern sind je nach Unternehmensstruktur auch für ein effizientes Management des Büromaterials zuständig. Das bedeutet, sie kümmern sich um die Verwaltung und ökonomische Nutzung von Ordnungsmitteln, Schreibmitteln und Bürogeräten, wie zum Beispiel Drucker. Da in diesem Bereich für ein Unternehmen hohe Kosten entstehen können, ist es notwendig, dass das Personal angeleitet wird, ressourcenschonend mit dem Büromaterial umzugehen. Die Druckkosten machen fast die Hälfte der anfallenden Kosten aus. Mit einfachen Mitteln kann der Personalmanager das Druckmanagement optimieren und seine Mitarbeiter schulen. Dieses Verfahren, hilft, die Kosten zu reduzieren und ein effizienteres Drucken von Dokumenten und Geschäftsunterlagen zu ermöglichen. Das Tutorial hilft bei der Umsetzung.

1. Kostensenkung des Verbrauchmaterials
Mitarbeiter können einen Großteil der Druckaufträge vermeiden. Etliche ausgedruckte Dokumente werden vergessen und finden letztendlich keine Verwendung. Eine simple Lösung ist das beidseitige Bedrucken von Papier. Ein Duplexdruck für Broschüren, Schulungsunterlagen, Präsentationen und andere Dokumentationen spart bis zu 50 Prozent Papier ein. Die doppelseitige Druckfunktion ist im Menü voreinstellbar, sodass sich die Mitarbeiter nicht jedes Mal um die Druckeinstellungen kümmern müssen. Weitere Papiereinsparmöglichkeiten bestehen beim doppelseitigen A3-Druck. Diese lassen sich auf das Maß A4 falten. Geeignet ist diese Möglichkeit für Arbeitsunterlagen, die beispielsweise zu redigieren und zu überarbeiten sind. Die Druckmethode kann bis zu 25 Prozent der Druckkosten einsparen. Das Gleiche gilt für Druckerpatronen und Tusche. Sie müssen nicht im Original in Herstellerqualität sein, kompatible Tintenpatronen reichen in vielen Fällen aus. Außerdem spart das Unternehmen Kosten, wenn es Recycling-Tonerkartuschen verwendet, die widerauffüllbar sind. Auf der Homepage tonerpartner.de finden User hierzu hilfreiche Anleitungen zum Senken der Druckkosten sowie Checklisten zum Download.

2. Multifunktionsgeräte zugunsten energiefressender DruckerBild 3
Nicht nur Papier und Tinte verbrauchen Druckerkosten. Um das Druckmanagement zu optimieren, sollte der Verantwortliche überprüfen, welche Geräte im Dienst sind und wie viel Energie sie benötigen. Es empfiehlt sich, alte Maschinen auszutauschen. Drucker weisen erst seit ein paar Jahren eine erhöhte Energieeffizienz auf. Auch die Art des Gerätes ist entscheidend. Wie eine Studie von Forsa zeigt, gehören Laserdrucker zu den Bürogeräten mit dem höchsten Stromverbrauch. Tintenstrahldrucker verbrauchen deutlich weniger Strom und können bis zu 30 Prozent der Druckkosten senken. Multifunktionsgeräte arbeiten effizient. Sie vereinen mehrere Funktionen:
Kopieren, Drucken, Scannen und Faxen laufen von nun an über ein einziges Instrument. Der gezielte Einsatz ergibt einen optimierten Energieverbrauch, das schont die Ressourcen. Der Multifunktionsdrucker sollte fortan einer Gruppe von Mitarbeitern zur Verfügung stehen, die angeleitet wird, mit dem Gerät verantwortungsvoll umzugehen. Mit Blick auf den hohen Papierverbrauch empfiehlt sich, jeden Druckauftrag auf Notwendigkeit zu überprüfen.

3. Steuerungsprozesse zur Druckeroptimierung
Mit geeigneter Druckmanagementsoftware können Betriebsleiter Kosten und technische Mängel überblicken. Das hilft bei einer optimalen Kostenkontrolle. Unter anderem ist damit die Einrichtung eines temporären Druckspeichers möglich, der die Druckaufträge eines Mitarbeiters so lange speichert, bis er diese in einem Vorgang ausdruckt. In diesem Zuge kann er die Aufträge nochmals überprüfen und nicht mehr benötigte Druckaufträge löschen. Diese Methode spart Energie, da sich der Drucker nicht immer wieder aufs Neue aufheizt. Weiterhin bietet Druckmanagementsoftware die Option, Apps auf den mobilen Endgeräten der Mitarbeiter zu installieren, mit denen sie die Druckaufträge flexibel verwalten und ausführen können. Die Software vereint alle Prozess. Dazu gehören die Installation, das
Update von Treibern, die Verwaltung, die Inventarisierung, das Assetmanagement und der Helpdesk-Support. Mit Druckmanagementsoftware ist es machbar, die Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien vorzunehmen oder Störfallbenachrichtigungen zu regeln. Zur Steuerung gehört auch die Wartung von Druckern. Diese ist mit einem intelligenten Drucksystem per Fernzugriff ausführbar und spart Wartungskosten von Servicetechnikern ein. Weiteres Einsparungspotenzial entsteht bei der Wahl der Schriftart und der Schriftgröße. So spart die Schriftart Century Gothic mehr Druckkosten als zum Beispiel die Schriftart Arial. Im Jahr kann ein Unternehmen damit im Schnitt pro Mitarbeiter rund 15 bis 20 Euro einsparen.

4. Druckverhalten ändern und Mitarbeiter motivieren
Letztendlich kommt es beim Druckmanagement neben der Nutzungsoptimierung von Verbrauchsmaterialien und dem Einsatz von energiesparenden Geräten auf das eigene Druckverhalten an. Die Umstellung von Farbdruck auf Schwarz-Weiß, die Benutzung von Recycling-Papier und das Ausschalten des Druckers, wenn er nicht benötigt wird, sind Faktoren, die sich kostensparend auswirken. Die Mitarbeiter sollten sich fragen, ob sie das Dokument als Ausdruck benötigen, oder ob ein
digitales Format ausreicht. Um das Druckmanagement erfolgreich zu optimieren, lohnt es sich, einen erfahrenen IT-Coach in das Unternehmen zu holen. Dieser berät bei den anfallenden Aufgaben im Druckmanagement. Auch ist es ratsam, die Mitarbeiter auf Schulungen zu schicken, die Trainings zum Druckmanagement enthalten. In einem solchen Seminar lernen die Teilnehmer den verantwortungsvollen und ressourcenschonenden Umgang mit Druckgeräten. Der TÜV bietet regelmäßig Veranstaltungen zum Thema Druckkosten senken an. Wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen, ist das Druckmanagement langfristig erfolgreich und spart einen erheblichen Teil der anfallenden Kosten ein.

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